?

?

Handbok för administration av en yrkeshögskoleutbildning

Administrera en yrkeshögskoleutbildning

Den här handboken riktar sig framför allt till dig som administrerar en utbildning för första gången och är därför skriven på en övergripande nivå. Här får du hjälp med hur du ska sköta de vanligaste administrativa uppgifterna, vad de innebär, samt viktiga datum.

Kom ihåg att skicka in efterfrågade uppgifter inom den tid vi på myndigheten anger. Det gör administrationen lättare både för dig och oss.

En utbildnings delar

En utbildning är uppbyggd i beslutsår och omgångar. Ett beslutsårs giltighetstid kan ha flera omgångar och du behöver skicka in olika underlag och uppgifter beroende var i processen din utbildning befinner sig. Läs mer längre fram.

 

Gör rätt sak i rätt ordning

I en utbildnings livscykel finns ett antal administrativa uppgifter du behöver göra. Obligatoriskt för de flesta utbildningar är att skicka startsignal, registrera information om de studerande, rekvirera statsbidrag, skicka in betyg, examina och underlag för Europasstillägg, samt skicka slutsignal och göra resultatuppföljning.

Du kan också behöva göra ändringar eller ansökningar som är specifika för just din utbildning. Vissa kan du göra direkt på Mina sidor, medan andra kräver att du skickar en påskriven blankett till myndigheten. Läs mer under avsnittet Ändringar.

En utbildning från start till slut

När din ansökan om att bedriva utbildningen är beviljad, följer administrationen av utbildningen ett tydligt schema som är enkelt att följa. Bara se till att varje del är avklarad innan du går vidare till nästa steg. Du kan läsa mer om varje steg längre fram.

 

 

1. Rätt roll på Mina sidor

För att kunna administrera en utbildning, behöver du ha rätt roll. I ditt fall gäller Hantera beviljad utbildning YH. I din organisation finns en eller flera personer som har behörighet att tilldela rollerna. Läs mer om användare och roller här.

 

2. Fyll i uppgifter på Mina sidor

En del av uppgifterna på Mina sidor överförs automatiskt från er ansökan om att bedriva utbildning, medan andra måste läggas in manuellt. Titta igenom de uppgifter som finns om din utbildning och fyll i det som saknas.

Större delen av informationen du anger visas också i olika sökmotorer för utbildningar, exempelvis yrkeshogskolan.se, utbildningsinfo.se, allastudier.se och studentum.se. På så sätt kan du nå upp till en halv miljon besökare i månaden – ett effektivt sätt att sprida information och få många intresserade till din utbildning. Tänk därför på att kontrollera informationen en gång till, så den är uppdaterad och komplett.

Beslutsår

De första obligatoriska uppgifterna du behöver registrera på utbildningen är ledningsgrupp, kontaktpersoner och utbildningsledare.

Ledningsgrupp

Ledningsgruppen som du registrerar kommer att gälla för beslutsårets alla omgångar. Information om ledningsgruppen och dess uppbyggnad kan du hitta i faktabladet "Myndighetens syn på ledningsgruppsarbete inom yrkeshögskolan". Om ingen studeranderepresentant är utsedd kan du skriva "vakant".

Kontaktpersoner

Registrera kontaktpersoner för att kunna välja en utbildningsledare. Listan med kontaktpersoner gäller för alla utbildningar.

Utbildningsledare för utbildningen

För varje utbildning ska det finnas en utbildningsledare. Det är den person som myndigheten kan kontakta vid frågor som rör utbildningen.

Datum

Beräknat startdatum

För en utbildningsomgång som ännu inte har startat kan du även ändra sista ansökningsdatum och startdatum inom beviljad månad (detta datum visas även på externa sökmotorer).

Sista ansökningsdatum

Sista ansökningsdatum för potentiella studerande kan väljas för varje omgång. Uppgifterna syns på de webbplatser som visar information om utbildningen.

Marknadsföring

Webbplats – länk till webbplatsen.
Utbildningsbeskrivning – tänk på att skriva kort, enkelt och lättförståeligt. Fokusera på yrke som utbildningen leder till, vilka kurser som ingår och framtidsutsikter. Max 3000 tecken.
Introduktionstext – en kort, kärnfull och inspirerande sammanfattning på max 150 tecken.
Film – lägg in en film om din utbildning (filmen måste först ha laddats upp på Youtube eller Vimeo).
Logotyp – ladda upp din skolas logotyp så att den visas tillsammans med informationen.
Restplatser – visa tydligt om du har lediga platser kvar efter ordinarie antagning.

 

3.    När utbildningens omgång startar

Skicka startsignal

Startsignalen visar myndigheten att en utbildningsomgång har börjat. Signalen kan skickas in samma dag som omgången startar. Tänk på att ledningsgruppen måste vara registrerad innan du kan skicka en startsignal.

I startsignalen ska du ange antal inkomna ansökningar (kvinnor respektive män), antal studerande på startdagen (kvinnor respektive män), samt verkligt startdatum och preliminärt slutdatum för omgången. Startsignalen måste vara inskickad för att du ska kunna rekvirera statsbidrag för omgången.

Spara uppgifter om sökande

Spara personnummer på samtliga sökande. Uppgift om vilka personer som sökt utbildningsomgången och om de var behöriga till utbildningen eller inte, ska lämnas till Statistiska centralbyrån (SCB). Ni kommer att bli kontaktade av SCB när insamlingen närmar sig. För mer information se https://www.scb.se/yhsokande.

Reell kompetens som behörighetsförklaring

Det är viktigt att särskilja de sökande som bedömts som "behöriga baserat på deras reella kompetens". Med detta menas de som är behöriga med stöd av 1 § enbart punkt 4 (inte 1, 2 eller 3). Detta gäller inte sökande som har gymnasieexamen eller liknande, inte heller de som lämnat dokument från högre studier. "Behörig enligt reell kompetens" omfattar också de som bedömts som behöriga med stöd av 4 §, den så kallade 20%-regeln (men som inte är behöriga enligt någon av punkterna i 1 §).

Registrera studerande

När en ny utbildningsomgång har börjat ska du registrera uppgifter om de studerande. Gör sedan eventuella korrigeringar och ändringar, och fastställ en komplett, uppdaterad studerandelista senast fyra veckor efter utbildningsomgångens start. Under utbildningstiden registrerar du löpande uppgifter om studieavbrott, studieuppehåll samt eventuella sent tillkomna studerande. All information du rapporterar in ligger även till grund för underlaget vid rekvirering av statsbidrag.

 

4. När utbildningens omgång pågår

Rekvirera statsbidrag

För att du ska kunna rekvirera statsbidrag för din utbildning måste först och främst alla uppgifter om de studerande vara registrerade och fastställda på Mina sidor. Du ska också ha skickat in startsignal och registrerat plusgiro- eller bankgironummer på Mina sidor.

De studerande ska vara antagna av ledningsgruppen och bedriva studier vid rekvisitionsdatum. Antalet studerande vid rekvisitionsdatum hämtas automatiskt från studerandelistan – tänk därför på att uppdatera uppgifterna om studerande löpande, så att all information är korrekt. Du ska inte rekvirera statsbidrag för studerande som avbrutit eller har uppehåll i sina studier. Även om studerandelistan innehåller fler studerande än beviljat antal platser, betalas statsbidrag ut endast för maximalt antal beviljade platser.

Rekvisitionsdatum

Du kan göra första rekvireringen tidigast tre veckor efter utbildningens start och därefter var sjätte månad. På Mina sidor ser du tydlig information och påminnelser om alla viktiga datum, samt status för dina rekvireringar. Rekvisitionsdatum är det datum som rekvisitionen skickas in via Mina sidor.

Göra ändringar av inskickad rekvisition

Vill du ändra eller ta bort en redan inskickad rekvisition, måste du kontakta myndigheten på info@myh.se.

Utbetalning

Statsbidragen betalas ut runt den 25:e varje månad till och med nästa rekvireringstillfälle. Om rekvisitionen kommer in sent, betalas bidraget ut retroaktivt i samband med nästa månads utbetalning.

Studerande som tillkommer mellan två rekvisitionstillfällen

Ibland kan en studerande bli antagen och börja sina studier mellan två rekvisitionstillfällen. När du har uppdaterat studerandelistan mejlar du uppgifter om namn, personnummer, utbildningsomgång och startdatum för den studerande till info@myh.se. Skriv rekvisition i ämnesraden. Om antal beviljade platser inte överskridits, kan du få en tilläggsutbetalning för den aktuella studerande från och med den studerandes startdatum.

 

Rapportera betyg

Rapportera de studerandes betyg så snart som möjligt efter att en kurs avslutats. För att kunna göra detta måste studerandelistan vara fastställd. I betygsrapporteringen anger du kursens start- och slutdatum, betygsdatum och de studerandes betyg. Om en studerande har tillgodoräknat sig hela kursen går det att ange i rapporteringen.

Fastställ uppgifterna senast fyra veckor efter att betyget är satt. Efter fastställande går det inte längre att ta bort eller sänka ett betyg. Upptäcker du att en studerande har fått fel betyg går det bra att kontakta Myndigheten för yrkeshögskolan och begära ändring av uppgifterna.

Skicka in underlag till Europasstillägg

Leder utbildningen till en examen ska du i samarbete med ledningsgruppen ta fram ett underlag till Europasstillägg till examensbevis, som beskriver vilka kunskaper, färdigheter och kompetenser som utbildningen leder till och vilka yrkesroller de studerande är kvalificerade för efter examen. Skicka gärna in underlag till Europasstillägg för examensbevis så tidigt som möjligt, dock senast två månader innan första utbildningsomgången är slut.

Utfärda examen

När utbildningsomgången närmar sig sitt slut och du har fastställt betygen i samtliga kurser ska du rapportera datum då utbildningens ledningsgrupp fattar beslut om att utfärda examen för de studerande som uppfyller examensvillkoren. Uppgifterna om datum ska vara fastställda senast fyra veckor efter utfärdandet av examen.

Utbildnings- och examensbevis

Du kan skriva ut färdiga utbildnings- och examensbevis med ifyllda studieresultat via de uppgifter som finns faststrällda om de studerande. Vill du istället fylla i uppgifterna för hand, hittar du mallar under Hjälp & information på Mina sidor

Kopior av de undertecknade examens- och utbildningsbevis som du lämnar till de studerande ska du ladda upp och fastställa.

Senast fyra veckor efter de studerande fått sina utbildnings- och examensbevis ska du kontrollera att alla uppgifter kring studerande, betyg, studieavbrott, studieuppehåll och examen är inrapporterade.

 

5. Efter utbildningsomgångens avslut

Skicka slutsignal

Slutsignalen visar myndigheten att en utbildningsomgång har avslutats. Skicka slutsignalen när du har fastställt uppgifterna om utfärdade examen.

I slutsignalen ska du ange verkligt slutdatum. Kontrollera en extra gång vilka som fått examen och att alla uppgifter stämmer. Kom ihåg att skicka in slutsignalen även om det finns studerande som inte är klara än, men som planerar att komplettera kurser och ta examen senare. Du ska också skicka slutsignalen om du ansökt om och fått beviljat att utbildningen ska få ingå i yrkeshögskolan under en förlängd period.

 

6. Resultatuppföljning

Leder utbildningen till examen ska du sex månader efter att en utbildningsomgång avslutats följa upp hur de
examinerade studerande lyckats i sin yrkeskarriär. Du redovisar vad personerna jobbar med just nu och om de har ett arbete inom utbildningsområdet.

 

Ändringar

Ibland kommer du behöva ansöka om ändringar av olika slag. Vissa kan du göra direkt på Mina sidor, andra kräver att du skickar in en blankett till myndigheten för godkännande. 

Ansök om ändringar via Mina sidor

- Utbildningsplan
- Ändra startmånad
- Studerandeavgift
- Ställ in omgång 

Ansök om ändringar med blankett

Ansökningar om ändringar utöver de som räknats upp ovan ska du göra på en blankett som skickas in till myndigheten. Det kan röra sig om exempelvis särskilt pedagogiskt stöd eller annan sammansättning av ledningsgrupp. Du hittar alla blanketter du behöver under sektionen Blanketter och mallar på sidan för din utbildning eller på sidan Hjälp & information.

Ansök om att ingå ytterligare begränsad tid

Beslutet om att en utbildning får ingå i yrkeshögskolan är giltigt cirka sju månader efter att sista omgången avslutats. Under denna tid är det möjligt att sätta betyg och utfärda examen. Vill du ge studerande möjlighet att komplettera sina studier kan du ansöka om att utbildningen ska ingå ytterligare begränsad tid.

 

Läs mer om studiedokumentation:

Myndigheten för yrkeshögskolans föreskrifter om studiedokumentation 2016:8 (pdf)

Om studiedokumentation inom yrkeshögskolan (pdf)