Digital rekvisitionshantering

Myndigheten har tidigare gjort bedömningen att rekvisitioner ska skrivas under av utbildningsanordnaren, vilket har medfört att administrationen av rekvisitioner inte har kunnat effektiviseras hos vare sig anordnare eller myndigheten. För att åtgärda detta har myndigheten, ur ett juridiskt perspektiv, utrett förutsättningarna för att helt kunna digitalisera hanteringen av rekvisitioner.

Förändring av nuvarande lösning

Den lösning för rekvisitioner för yrkeshögskoleutbildningar som finns i dagsläget innebär att behörig medarbetare hos utbildningsanordnaren fyller i, kontrollerar och skickar in rekvisitionen digitalt i Mina sidor. Rekvisitionen skrivs även under av ansvarig utbildningsanordnare och skickas in per post. Myndigheten arbetar just nu med de justeringar som behöver göras av Mina sidor för att kunna digitalisera rekvisitionshanteringen. Det kommer att framgå av registreringsrutinerna i Handbok för administration av en yrkeshögskoleutbildning och information på Mina sidor när justeringarna är genomförda. Genom att kravet på underskrift tas bort kan rekvireringen ske digitalt vilket innebär en förbättring för utbildningsanordnare som inte längre behöver skicka in en underskriven rekvisitionsblankett.

Övriga rekvisitioner inkluderas inte i förändringen

I nuläget gäller förändringen endast rekvisition av statsbidrag för själva yrkeshögskoleutbildningen. Andra rekvisitioner kommer även fortsättningsvis att skrivas under och skickas in per post enligt de rutiner som framgår för respektive rekvisition.

Ansvaret ligger hos utbildningsanordnaren

Då en anordnare ansöker och får beslut om att anordna en utbildning inom myndighetens utbildningsformer, förbinder anordnaren sig att följa de författningar, föreskrifter och administrativa rutiner som myndigheten meddelar. Det innebär att anordnaren är ansvarig för hur utbildningen genomförs och administreras. Utbildningsanordnarens ansvar för att rekvisitionen innehåller korrekta uppgifter då den skickas in till myndigheten påverkas inte av vem som gör rekvisitionen via Mina sidor. Anordnaren tilldelar administrationsbehörigheter till sina medarbetare via Mina sidor och om anordnaren delegerar arbetsuppgifter till en administratör som inte följer de rutiner som myndigheten bestämt, är det anordnaren som hålls ansvarig och inte den enskilde medarbetaren. Detta i enlighet med ansvarsutkrävande i regleringar som innefattar förvaltningsbeslut genom vilka sökande tilldelas en rättighet. Den nya hanteringen av rekvisitioner innebär inte någon förändring i detta avseende.