Innehållsförteckning

Ansökan

Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn

 

Ansökan

Här finns mer information om olika delar av ansökan där det krävs mer omfattande förklaringar än den information som finns i webbansökan. 

Uppgifter om utbildningen: Årsplatser

Årsplatser anges per kalenderår och styr hur många studerande det får vara i utbildningens alla omgångar under ett år. Begreppet årsplats ska inte förväxlas med studerandeplats. En studerandeplats är den plats en individ har i utbildningen, medan en årsplats kan bestå av flera olika studerandeplatser/individer. När en heltidsutbildning omfattar 40 veckor, är antalet studerandeplatser och årsplatser detsamma. För en utbildning som är kortare än 40 veckor blir antalet studerandeplatser högre än antalet årsplatser.

I nedanstående tabell finns exempel på hur antalet studerandeplatser på en utbildning förhåller sig till antalet årsplatser beroende på utbildningens omfattning:

Antal veckor heltidsstudier	Veckor/40 = kvot	Årsplatser/kvot = studerande	Studerande x kvot = årsplatser
40 veckor	40/40 = 1	1/1 =1	1 x 1 = 1
20 veckor	20/40 = 0,5	1/0,5 = 2	1 x 0,5 = 0,5
10 veckor	10/40 = 0,25	1/0,25 = 4	1 x 0,25 = 0,25
5 veckor	5/40 = 0,125	1/0,125 = 8	1 x 0,125 = 0,125
1 vecka	1/40 = 0,025	1/0,025 = 40	1 x 0,025 = 0,025
1 dag, 0,2 vecka	0,2/40 = 0,005	1/0,005 = 200	1 x 0,005 = 0,005

Om myndigheten inte kan bevilja antalet sökta årsplatser, kan antalet komma att justeras i beslutet.

Det är upp till utbildningsanordnaren att reglera antalet studerande per utbildningsomgång inom ramen för beslutade årsplatser för utbildningen. Antalet studerande kan därför variera i de olika utbildningsomgångarna.

Exempel:

En utbildning omfattar 20 veckor, bedrivs med studietakt 100% och startar en gång per år. Anordnaren planerar att anta 30 studerande. Antalet årsplatser behöver vara 15 eftersom varje studerande/studerandeplats är en halv årsplats. 

En utbildning omfattar 20 veckor men bedrivs med studietakt 50% och pågår därmed i 40 veckor. Utbildningen har en start per år. Anordnaren planerar att anta 30 studerande. Då omfattningen beräknas i antal veckor heltidsstudier gäller samma som ovan, antalet årsplatser behöver vara 15 eftersom varje studerande/studerandeplats är en halv årsplats.    

En utbildning omfattar 10 veckor och ska bedrivas 4 gånger under ett kalenderår. Anordnaren planerar för 20 studerande per omgång, d.v.s. 80 studerande planeras påbörja studier under ett kalenderår. Antalet årsplatser behöver då vara 20 eftersom utbildningen omfattar 10 veckor och en studerandeplats är 0,25 årsplats.

Om en utbildning omfattar 80 veckor och omgångarna startar varje höst kommer omgångarna att överlappa varandra. Anordnaren planerar för 25 studerande per omgång. Antalet årsplatser behöver då vara 50 eftersom 50 studerande kommer att vara i utbildning samtidigt under ett kalenderår, oavsett omgång.

 

Tillträde: Behörighet

Behörig att antas till en utbildning med endast tillsyn är den som har genomgått gymnasieskolan, gymnasiesärskolan eller motsvarande utbildning. Behörig att antas är också den som på annat sätt bedöms kunna tillgodogöra sig utbildningen enligt 24 § förordningen om stöd för konst- och kulturutbildningar och vissa andra utbildningar.

Därutöver får utbildningsanordnaren ställa krav på särskilda förkunskaper. Dessa är en del av behörighetskraven och kan användas om ytterligare krav ska ställas för att kunna antas till utbildningen. De särskilda förkunskapskraven ska uttryckas som tydliga, absoluta krav och inte i termer av vad som är meriterande. När särskilda förkunskapskrav ställs ska det vara tydligt för den sökande vad som krävs för att vara behörig.

Särskilda förkunskapskrav kan till exempel gälla krav på erfarenhet, kunskap, färdighet eller kompetens hos den sökande som behövs för att hen ska kunna klara av utbildningen. Exempel på särskilda förkunskaper kan vara godkända arbetsprover inom ett visst område, kunskaper motsvarande vissa gymnasiekurser eller att den studerande har genomfört en viss utbildning innan. Om exempelvis krav på kurser från gymnasieskolan anges, ska det framgå vilken betygsnivå som krävs. Om yrkeserfarenhet anges, ska krav på längd och omfattning och/eller förvärvad kompetens framgå. Om yrkeserfarenhet anges bör det även tydligt framgå vilket yrkesområde som avses.

Fastställande av behörighet

En utbildningsanordnare bör ha tydliga rutiner för hur prövningen av behörighet ska genomföras. Behörigheten ska bedömas lika för alla, oavsett antal sökande, andra meriter eller konkurrens. Utbildningsanordnaren ska dokumentera på vilken grund den sökande behörighetsförklaras.

Behörighetens första steg

Behörig att antas till en utbildning med endast tillsyn är den som har genomgått gymnasieskolan, gymnasiesärskolan eller motsvarande utbildning. Behörig att antas är också den som på annat sätt bedöms kunna tillgodogöra sig utbildningen.

Det innebär att ni först måste bedöma om den sökande är behörig enligt kravet på genomgången gymnasieskola, gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning. Om den sökande inte uppfyller dessa krav ska en bedömning göras om den sökande ändå kan tillgodogöra sig utbildningen. Detta kan avgöras genom att bedöma andra underlag som till exempel intyg från andra typer av utbildningar eller intyg som visar på arbetslivserfarenhet. Bedömningen kan också göras genom att låta den sökande genomgå ett prov där ni bedömer möjligheten att kunna tillgodogöra sig utbildningen. I utbildningsplanen ska det framgå hur dessa delar av behörighetsprocessen utförs.

Beskriv hur ni bedömer om den sökande har genomgången gymnasieskola, gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning. Beskriv också hur ni bedömer om den sökande är behörig om den inte uppfyller kravet på genomgången gymnasieskola, gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning. Det vill säga hur ni bedömer om den sökande ändå kan tillgodogöra sig utbildningen.

Behörighetens andra steg - Krav på särskilda förkunskaper

Om utbildningen ställer krav på särskilda förkunskaper ska ni utöver behörighetsprövningens första steg bedöma om den sökande har de särskilda förkunskaper som krävs. Det ska framgå hur behörighetsprocessen utförs när det gäller bedömningen av de särskilda förkunskapskraven. Beskriv hur ni bedömer om den sökande är behörig enligt de krav på särskilda förkunskaper som ställs.

Tänk på att endast behörighetsprocessen ska beskrivas, det vill säga hur ni bedömer om den sökande uppfyller behörighetskraven och de eventuella särskilda förkunskapskraven. Hur urvalsprocessen går till beskrivs i nästkommande frågor.

Innehåll och upplägg: Lärar- eller handledarledd verksamhet

Den studerande ska under den lärar- eller handledarledda verksamheten ha direkt (i princip omedelbar tillgång med möjlighet till spontan interaktivitet) och fullvärdig (utifrån den enskilde studerandes perspektiv och på sådant sätt som utbildningsmomentet kräver) tillgång till lärare eller handledare. Syftet med verksamheten ska vara att nå målet med utbildningsmomentet.

Det kan även förekomma pedagogiska insatser och andra utbildningsaktiviteter som faller utanför ramen för ovanstående beskrivning. Sådana insatser kan istället beskrivas under frågan om utbildningens upplägg.

Som lärar- eller handledarledd verksamhet räknas normalt inte:

• Spontan undervisning/handledning av grupper eller enskilda studerande som inte är i förväg planerad och inte tillgänglig för alla
• När en lärare eller handledare finns tillgänglig för att vid behov svara på frågor från de studerande utan att aktivt undervisa eller handleda
• När en lärare i efterhand och/eller utanför planerad tid svarar på frågor eller ger stöd, till exempel per e-post eller i forum
• Inspelad föreläsning, filmvisning, grupparbete, självstudier eller annan verksamhet utan direkt och fullvärdig tillgång till aktivt undervisande lärare eller handledare under tiden
• All tid som handledaren avsätter för handledning, utan endast den handledning som varje studerande får i grupp eller enskilt kan anges inom ramen för handledarledd tid
• Undervisning eller handledning som inte sker på sådant sätt som utbildningsmomentet kräver, till exempel handledning per videolänk i praktiska frågor där läraren i stället hade behövt vara på plats för att kunna visa praktiskt
• Tid som lärare och handledare lägger på förberedelser eller bedömning av studerandeuppgifter.

 

Organisation och ledning: Kvalitetssäkring

Planera

Ni beskriver denna fas genom att formulera vilka mål som kvalitetssäkringen ska mäta. Det kan vara mål för hur väl olika processer i utbildningen genomförs, som kursutvärderingar, och resultatmål, som att de studerande till en viss grad klarar av utbildningen. Ni kan också definiera mål för själva kvalitetsarbetet i sig, som att utbildningen uppdateras regelbundet så att innehållet är aktuellt. Allt detta får plats i ett kvalitetsarbete.

Tänk på att kvalitetssäkringen kan omfatta flera år, från utbildningens start till efter att den avslutats, och att ni inte behöver ta reda på allt samtidigt. Det är viktigt att ni väljer mål som både känns relevanta för utbildningen och som går att mäta. Syftet med kvalitetssäkringen är att de resultat som ni får fram går att använda som underlag för ständiga förbättringar och fokus bör ligga både på kort och lång sikt.

Genomföra

Här beskriver ni vilka metoder ni ska använda för att mäta de mål som ni satte upp under rubriken Planera. När ni har planerat vad ni ska ta reda på i arbetet med att kvalitetssäkra utbildningen är det viktigt att beskriva vem som ska göra de olika delarna och hur det kommer ske i praktiken. En bra modell för detta är att sätta ihop ett årshjul för utbildningen, där ni placerar in de utvärderingar som planerats och vem som är ansvarig för dem samt hur de ska bearbetas och analyseras. Viktigt i arbetet med att kvalitetssäkra utbildningen är att snabbt kunna ta reda på brister, analysera dem och även åtgärda dem.

Utvärdera

Här beskriver ni övergripande hur ni planerar att utvärdera den information som samlas in. Beskriv de tillfällen där ni tänker se om ni uppnått målen eller inte i utbildningen, och vilka som ska vara med och analysera varför det gått bra eller mindre bra. Utvärderingar kan både ske löpande och i slutet av en utbildning. Utvärderingen ska svara på om ni behöver fler mål, eller andra mål och vilka insatser som kan åtgärda eventuella brister. Det kan också röra sig om att det kan vara själva mätmetoderna som bör utvecklas. En vanlig brist när det gäller utvärdering och analys är att den inte dokumenteras. Se därför till att ni har tänkt igenom hur det ska vara möjligt att bevara det ni kommit fram till, så att de slutsatser ni kommit fram till inte glöms bort.

Förbättra

Här beskriver ni hur ni planerar att resultatet av kvalitetssäkringen ska tas tillvara, och leda till faktiska förbättringar. Vissa förbättringar är enkla och tydliga, och kan införas löpande under utbildningen, medan andra kan vara mer omfattande. Beskriv hur det arbetet ska genomföras, så att berörda parter är med, oavsett om det är styrelsen eller ledningsgruppen, undervisande personal, eller de studerande. Tänk också på att arbetet med kvalitetssäkring av utbildningen i sig också kan och bör förbättras över tid, så att det på ett tydligt sätt ger svar på de frågor ni har om utbildningens genomförande.

 

Ekonomisk planering

Utbildning med stöd i form av endast tillsyn kan anordnas av enskild fysisk eller juridisk person. Detta kan vara aktiebolag, ekonomisk förening, handelsbolag, kommanditbolag, ideell förening, stiftelse eller enskild fysisk person.

Om utbildningsanordnaren är en enskild fysisk eller juridisk person ska F-skattsedel finnas. Om utbildningsanordnaren är en juridisk person ska den dessutom vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande. För att myndigheten ska kunna bedöma ansökan måste det göras en budget för utbildningen.

Stöd för att bedriva utbildning med tillsyn beviljas inte om utbildningsanordnaren:

1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller har näringsförbud
2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande
3. inte har fullgjort sina åligganden avseende arbetsgivaravgifter eller skatt,
4. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts av myndigheten eller
5. inte har förutsättningar att följa de föreskrifter som gäller för utbildningen enligt 3 § i förordningen om stöd till konst- och kulturutbildningar och vissa andra utbildningar

Inför beslut om stöd för utbildningen kontrolleras att utbildningsanordnaren inte brister avseende något av ovanstående krav.

 

Anvisningar till budget

Genom att utarbeta en budget för en utbildningsomgång får du fram en beräkning över utbildningens kostnader.

Uppgifter om utbildningen

Ange antalet studerande som beräknas gå på en utbildningsomgång samt omfattningen av utbildningen angivet i antal veckor heltidsstudier. Ange också hur många timmar lärar- eller handledarledd verksamhet som utbildningsomgången omfattar samt studerandeavgift per studerande och utbildningsomgång.

Kostnader för undervisningen

Här redovisas alla direkta personal- och konsultkostnader som beräknas uppstå i under-visningen för en utbildningsomgång. Här ingår även utbildningsledare. Däremot budgeteras studievägledning och andra indirekta personalkostnader under ”Administration och övriga driftskostnader”.

Lokalkostnader

Här ska alla lokalkostnader för den skolförlagda undervisningen redovisas. Ange hyra per kvadratmeter samt antal kvadratmeter som nyttjas för omgången. Används lokalerna till flera utbildningar eller annan verksamhet ska endast nyttjad andel kvadratmeter för omgången anges. Ange sedan summa kostnad för hela utbildningsomgången.

Ingår inte el, vatten, värme med mera i hyran lägger ni till dessa kostnader på en egen rad/rader. Övriga kostnader som avser lokaler till exempel städkostnader tas även upp under denna rubrik.

Administration och driftkostnader

Här ska utbildningsomgångens andel av administrations-, overhead- och marknadsföringskostnader redovisas var för sig. Exempel på administration är IT, telefoni, kontorsmaskiner, porto, kontorsmaterial, administrativ personal, studievägledare med mera. Med overheadkostnader menas för företaget/organisationen gemensamma kostnader som fördelas på olika utbildningsaktiviteter. Exempel på overheadkostnader är ledning/rektor, lunch- och fikarum och andra gemensamma utrymmen. Marknadsföringskostnader kan vara annonsering, tryck av broschyrer, mässdeltagande med mera. Kompetensutveckling och resekostnader för utbildningsanordnarens personal redovisas på egen rad.

Redovisa till exempel böcker, råvaror, dataprogram, webbplattform, licenser och annat material som behövs i utbildningens undervisning. Här redovisas till exempel avskrivning för en maskin eller annan utrustning som används i undervisningen. Används utrustningen till flera utbildningar ska avskrivningskostnaden delas mellan utbildningarna och endast den sökta utbildningens del av avskrivningskostnaden redovisas.

Exempel: Inköpsvärde för utrustningen är SEK 500 000. Finansieringen sker genom att teckna ett lån. Avskrivningstid för utrustningen är 5 år. Utbildningens längd är 1 år. Avskrivningskostnad som ska budgeteras för denna utbildning blir SEK 100 000 (SEK 500 000 : 5 år). Avskrivningsbeloppet på SEK 100 000 kan till exempel användas för att amortera ner lånet på utrustningen.

Ni kan också leasa eller hyra utrustning, vilket ni redovisar här. Samma princip som för avskrivningarna gäller.

Intäkter/finansiering av utbildningen

Ange studerandeavgiften för utbildningen. Även andra intäkter/medfinansiering som till exempel sponsring, anmälningsavgifter, intäkter för försäljning av varor och tjänster från den sökta utbildningens undervisning med mera redovisas här.

För att ge en bild av den totala finansieringen ska uppgifter om medfinansiering skrivas in i budgetmallen. Detta för att ge en övergripande bild av hur utbildningen finansieras utöver studerandeavgifter. Ange utbildningens totala intäkter/finansiering.

Till toppen

 

Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn

Den här handboken riktar sig framför allt till dig som administrerar en utbildning för första gången och är därför skriven på en övergripande nivå. Här får du hjälp med hur du ska sköta de vanligaste administrativa uppgifterna, vad de innebär, samt viktiga datum. Du är självklart alltid välkommen att kontakta oss på myndigheten via telefon eller e-post. Kom ihåg att skicka in efterfrågade uppgifter inom den tid vi på myndigheten anger. Det gör administrationen lättare både för dig och oss.

 

Administrera en utbildning som har stöd i form av endast tillsyn

Den här handboken riktar sig framför allt till dig som administrerar en utbildning för första gången och är därför skriven på en övergripande nivå. Här får du hjälp med hur du ska sköta de vanligaste administrativa uppgifterna, vad de innebär, samt viktiga datum. Du är självklart alltid välkommen att kontakta oss på myndigheten via telefon eller e-post. Kom ihåg att skicka in efterfrågade uppgifter inom den tid vi på myndigheten anger. Det gör administrationen lättare både för dig och oss.

En utbildnings delar

En utbildning på myndigheten är uppbyggd i beslutsperioder och omgångar. En och samma beslutsperiod kan ha flera omgångar och du behöver skicka in olika underlag och uppgifter beroende var i processen din utbildning befinner sig. Läs mer längre fram.

Välj rätt utbildningsomgång

 När du hanterar en utbildning på Mina Sidor jobbar du med en utbildningsomgång. Välj Utbildningar i vänstermenyn. Här presenteras de utbildningar som er organisation har beviljats. Klicka på den utbildning som du ska hantera. Överst på sidan väljer du vilken av utbildningens omgångar du ska hantera. När du har valt utbildningsomgång ser du de funktioner som du har behörighet till.

 

Gör rätt sak i rätt ordning

I en utbildnings livscykel finns ett antal administrativa uppgifter du behöver göra. Obligatoriskt för alla utbildningar är till exempel att registrera styrelse eller ledningsgrupp, skicka startsignal, lämna information om de studerande och deras prestationer samt skicka slutsignal.

Du kan också behöva göra ändringar eller ansökningar som är specifika för just din utbildning. Vissa kan du göra direkt på Mina sidor, medan andra kräver att du postar en påskriven blankett till myndigheten. Läs mer under avsnittet Ändringar. 

En utbildning från start till slut

När din ansökan om att bedriva utbildningen är beviljad, följer administrationen av utbildningen ett tydligt schema som är enkelt att följa. Bara se till att varje del är avklarad innan du går vidare till nästa steg. Du kan läsa mer om varje steg längre fram.

Under utbildningens gång, håll studerandelistan uppdaterad och rapportera de studerandes resultat löpande.

 

1. Rätt roll på Mina sidor

För att kunna administrera en utbildning, behöver du ha rätt roll. I ditt fall gäller Hantera beviljad utbildning ET. I din organisation finns en eller flera personer som har behörighet att tilldela rollerna. Läs mer om användare och roller här.

 

2. Fyll i uppgifter på Mina sidor

En del av uppgifterna på Mina sidor hämtas automatiskt från er ansökan om att bedriva utbildning, medan andra måste läggas in manuellt. Titta igenom de uppgifter som finns om din utbildning och fyll i det som saknas.

En hel del av informationen du anger visas också i olika sökmotorer för utbildningar, exempelvis utbildningsinfo.se och allastudier.se. Detta är ett effektivt sätt att sprida information, nå många besökare och därigenom få många intresserade till din utbildning – tänk därför på att kontrollera informationen en gång till, så den är uppdaterad och komplett.

Beslutsperiod

De första obligatoriska uppgifterna du behöver registrera på utbildningen är styrelse eller ledningsgrupp, kontaktpersoner och utbildningsledare.

Styrelse eller ledningsgrupp

Styrelsen eller ledningsgruppen som du registrerar kommer att gälla hela beslutsperioden och därmed alla dess omgångar. Styrelsen eller ledningsgruppen måste vara registrerad innan det går att registrera studerande. Den måste bestå av minst två kontakter.

Kontaktpersoner

Registrera kontaktpersoner för att kunna välja en utbildningsledare. Listan med kontaktpersoner gäller för alla utbildningsomgångar. Om du tar bort en kontaktperson som är angiven som utbildningsledare för en utbildningsomgång, kommer omgången sakna utbildningsledare. Du kommer inte att få en notis när detta sker, vilket innebär att det är viktigt att kontrollera att en ny utbildningsledare är vald för respektive omgång.

Utbildningsledare för utbildningen

För varje utbildning ska det finnas en utbildningsledare. Det är den person som myndigheten kan kontakta vid frågor som rör utbildningen.

Datum

Sista ansökningsdatum

Sista ansökningsdatum för potentiella studerande kan väljas för varje omgång. Uppgifterna syns på de webbplatser som visar information om utbildningen.

Marknadsföring

• Utbildningens webbplats – länk till webbplatsen.
• Utbildningsbeskrivning – fokusera på vad utbildningen leder till, vilka kurser och huvudämnen som ingår samt framtidsutsikter efter avslutad utbildning. Tänk på att skriva kort, enkelt och lättförståeligt. Max 3000 tecken.

 

3. När utbildningens omgångar startar

Registrera studerande

Först ska du registrera uppgifter om de studerande på denna utbildningsomgång. Ange namn och personnummer, antingen direkt på Mina sidor eller genom att ladda upp en Excelfil. För att du ska kunna registrera studerande, måste styrelsen eller ledningsgruppen vara registrerad.

Om någon studerande saknar svenskt personnummer, annat nordiskt personnummer, samordningsnummer eller har skyddad identitet, måste du lägga in dessa uppgifter separat på Mina sidor.

Skicka startsignal

Startsignalen visar myndigheten att en utbildningsomgång har börjat. Du kan skicka startsignalen samma dag som omgången startar. Tänk på att du måste registrera studerande innan du skickar startsignal.

I startsignalen ska du ange verkligt startdatum och preliminärt slutdatum för omgången. När startsignalen är skickad kan du inte själv ta bort studerande från listan, utan måste kontakta myndigheten.

 

4. Under utbildningens gång

Studerande

Uppdatera löpande

Under utbildningstiden registrerar du löpande uppdateringar och förändringar om de studerande, exempelvis om en studerande börjar utbildningen efter att omgången har startat, gör studieuppehåll eller kommer tillbaka efter ett studieuppehåll. 

Vid två avstämningstillfällen per år, den 15 februari och 15 september, fastställer och sparar systemet studerandelistorna till grund för beräkning av nyttjade årsplatser. Det här sker automatiskt, men det är bra att känna till att om du lägger till uppgifter efter ett avstämningstillfälle kommer denna information med först vid nästa tillfälle. Studerandelistan kommer inte med i beräkningarna om du inte skickat startsignal före avstämningstillfället. Du kan kontakta myndigheten om du behöver rätta eller komplettera uppgifter som avser tiden före ett visst avstämningstillfälle. 

Var noga med att uppdatera studerandelistan och alltid lämna rätt uppgifter om antalet studerande, så att myndigheten kan göra en korrekt beräkning av antalet årsplatser.

Studiedokumentation

Rapportera studieresultat löpande.

Studieresultaten rapporteras i sektionen ”Studieresultat”. Här finns de kurser upplagda som ingår i utbildningsplanen. Det som ska rapporteras är kursernas start- och slutdatum, de studerandes betyg samt betygsdatum. Om betyg inte används på en kurs ska ni ange om de studerande slutfört kursen eller ej.
För att kunna rapportera resultaten på en kurs behöver kursens start- och slutdatum först registreras. Fyll i kursdatum och klicka på ”Spara ändringar”. Sedan går det att börja rapportera.

Det går under rapporteringen att spara de inmatade uppgifterna. Då går det fortsatt att redigera i uppgifterna samt lägga in nya. Statusen på uppgifterna är då ”Ej fastställd”.

När samtliga uppgifter på en kurs är registrerade ska kursen fastställas. Efter fastställandet går det inte längre att ta bort eller sänka betyg. Det går dock fortsatt att lägga in nya betyg samt höja redan satta betyg. Upptäcker ni att en studerande har fått fel betyg går det bra att kontakta Myndigheten för yrkeshögskolan och begära ändring av uppgifterna.

På kurser där betyg inte sätts ska ni löpande ange om en kurs slutförts eller inte. Alternativen är ”Ej slutförd” samt ”Slutförd”. 

 

5. Efter utbildningsomgångens slut

Studiedokumentation

Studieresultat

Fastställ alla uppgifter om studieresultat senast fyra veckor efter att omgången avslutats. Efter fastställandet går det inte längre att ta bort eller sänka betyg. Upptäcker du att en studerande har fått fel betyg går det bra att kontakta Myndigheten för yrkeshögskolan och begära ändring av uppgifterna.

Utbildningsbevis och intyg

I sektionen ”Utbildningsbevis/intyg” laddar ni upp kopior i PDF-format av de undertecknade utbildningsbevis/intyg som ni har utfärdat till de studerande. När ni har kontrollerat underlagen fastställer ni filerna.

Skicka slutsignal

Slutsignalen visar myndigheten att en utbildningsomgång är färdig. Skicka slutsignalen via Mina sidor senast fyra veckor efter omgångens slutdatum.

I slutsignalen ska du markera vilka studerande som slutfört utbildningen. Med slutförd utbildning menas att en studerande har nått kursernas mål i utbildningens alla delar. För kurser som ger betyg innebär det att den studerande har lägst betyget Godkänt i alla kurser. För de kurser som inte ger betyg innebär det att den studerande har nått kursens mål i utbildningens alla kurser. Om utbildningen är flerårig ska den studerande ha nått kursernas mål i samtliga år av utbildningen. En studerande som exempelvis har uppnått målen för det första året på en tvåårig utbildning och därefter avbrutit studierna ska därför inte markeras som slutförd.  

I slutsignalen ska du ange verkligt slutdatum. Kontrollera en extra gång att alla uppgifter stämmer. Kom ihåg att skicka in utbildningsomgångens slutsignal även om det finns studerande som inte är klara än, men som planerar att komplettera kurser och slutföra utbildningen senare.

Spara uppgifterna 

Tänk på att spara uppgifter om studieresultat, kursdeltagande med mera. Om de studerande råkat förlora sitt utbildningsbevis, måste de få möjlighet att intyga sin kompetens. Spara också en scannad version av varje underskrivet utbildningsbevis och intyg.

Alla uppgifter arkiveras givetvis också hos myndigheten, men det är i första hand du som utbildningsanordnare som ska lämna ut informationen.

 

Ändringar som kräver ansökan

Ibland kommer du behöva ansöka om ändringar av olika slag. Vissa kan du göra direkt på Mina sidor, andra kräver att du skickar in en blankett till myndigheten för godkännande. Tänk på att flera av de ansökningar om ändringar du kan göra ska vara styrkta av ett styrelse- eller ledningsgruppsprotokoll. Påverkar ändringen kostnaderna för utbildningen kan du behöva skicka in en ny budget i samband med ansökan.

Ansök om ändringar via Mina sidor

• -Utbildningsinformation – namn på utbildningen, studieform, studietakt, utbildningsort
• Utbildningsplan
• Studerandeavgift
• Startmånad: för en utbildningsomgång som ännu inte har startat kan du ändra sista ansökningsdatum och startdatum inom beviljad månad. Vill du ändra till en annan start- eller slutmånad än den som gäller enligt beslutet, behöver du göra en ansökan
• Ställ in omgång

Ansök om ändringar med blankett

Ansökningar om ändringar utöver de som räknats upp ovan ska du göra på en blankett som skickas in till myndigheten. Det kan exempelvis röra sig om byte av ansvarig utbildningsanordnare. När ansökan är inskickad granskas den och godkänns eller avslås av myndigheten. Sedan får utbildningsanordnaren beslutet skickat till sig per post. Du hittar alla blanketter du behöver under sektionen Blanketter och mallar på sidan för din utbildning eller på sidan Hjälp & information.

 

Årsplatser

Begreppet årsplatser ska inte förväxlas med studerandeplatser. En årsplats är en plats på en heltidsutbildning motsvarande 40 veckor, medan en studerandeplats avser en plats på en utbildningsomgång. En studerandeplats är alltså en individ, medan en årsplats kan bestå av flera olika studerandeplatser/individer. Med andra ord – när en heltidsutbildning omfattar 40 veckor, är antalet studerandeplatser och årsplatser detsamma. Är utbildningen kortare än 40 veckor och består av flera omgångar, kan antalet studerandeplatser vara högre än antalet årsplatser.

För att beräkna hur många årsplatser som har nyttjats för varje utbildning utgår myndigheten från det antal studerande som är inrapporterade på utbildningens omgångar. Nyttjandet beräknas enligt följande:

Utbildningar med en omfattning upp till 20 veckor: Nyttjade årsplatser beräknas på antalet studerande vid start utifrån omfattningens andel av en årsplats (40 veckor). För en utbildning med omfattning 10 veckor innebär det 0,25 årsplatser per studerande (10/40). Om utbildningen pågår mer än ett år delas nyttjandet på det antal år utbildningsomgången pågår och beräknas på antal studerande vid samma tidpunkt för åren därefter. För en utbildning med omfattning 20 veckor som bedrivs på kvartsfart innebär det 0,25 årsplatser per studerande och år (20/40/2).

Utbildningar med en omfattning på minst 20 veckor: Nyttjade årsplatser beräknas på antal studerande vid ett avstämningstillfälle per halvår utifrån omfattningens andel av en årsplats (40 veckor) uppdelat på det antal avstämningstillfällen utbildningsomgången pågår. Antalet avstämningstillfällen bestäms med hänsyn till utbildningens omfattning och studietakt. För en heltidsutbildning som är jämnt delbar med 20 veckor innebär det 0,5 årsplatser per avstämningstillfälle (halvår). Avstämningstillfällena är normalt den 15 februari och 15 september. Om utbildningsomgången startar senare under halvåret räknas antalet studerande vid start för det första halvåret.

Från kalenderåret 2022 kan du ta ut en rapport över hur många årsplatser din utbildning har nyttjat för ett visst kalenderår. Rapporten kan tas ut med preliminära uppgifter för innevarande år efter avstämningstillfället den 15 februari.

Var noga med att uppdatera studerandelistan och alltid lämna rätt uppgifter om antalet studerande, så att myndigheten kan göra en korrekt beräkning av antalet årsplatser.

Till toppen