?

?

Handbok för administration av en konst- och kulturutbildning

Administrera en konst- och kulturutbildning

Den här handboken riktar sig framför allt till dig som administrerar en utbildning för första gången och är därför skriven på en övergripande nivå. Här får du hjälp med hur du ska sköta de vanligaste administrativa uppgifterna, vad de innebär, samt viktiga datum. Du är självklart alltid välkommen att kontakta oss på myndigheten via telefon eller e-post. 

Kom ihåg att skicka in efterfrågade uppgifter inom den tid vi på myndigheten anger. Det gör administrationen lättare både för dig och oss.

En utbildnings delar

En utbildning på myndigheten är uppbyggd i beslutsperioder och omgångar. En och samma beslutsperiod kan ha flera omgångar och du behöver skicka in olika underlag och uppgifter beroende var i processen din utbildning befinner sig. Läs mer längre fram.

 

Gör rätt sak i rätt ordning

I en utbildnings livscykel finns ett antal administrativa uppgifter du behöver göra. Obligatoriskt för alla utbildningar är till exempel att registrera styrelse eller ledningsgrupp, skicka startsignal, lämna information om de studerande samt skicka slutsignal och uppgifter om vad de studerande har presterat.

Du kan också behöva göra ändringar eller ansökningar som är specifika för just din utbildning. Vissa kan du göra direkt på Mina sidor, medan andra kräver att du postar en påskriven blankett till myndigheten. Läs mer under avsnittet Ändringar. 

En utbildning från start till slut

När din ansökan om att bedriva utbildningen är beviljad, följer administrationen av utbildningen ett tydligt schema som är enkelt att följa. Bara se till att varje del är avklarad innan du går vidare till nästa steg. Du kan läsa mer om varje steg längre fram.

 

 

 

1. Rätt roll på Mina sidor

För att kunna administrera en utbildning, behöver du ha rätt roll. I ditt fall gäller Hantera utbildning KK. I din organisation finns en eller flera personer som har behörighet att tilldela rollerna. Läs mer om användare och roller här.

 

2. Fyll i uppgifter på Mina sidor

En del av uppgifterna på Mina sidor hämtas automatiskt från er ansökan om att bedriva utbildning, medan andra måste läggas in manuellt. Titta igenom de uppgifter som finns om din utbildning och fyll i det som saknas.

En hel del av informationen du anger visas också i olika sökmotorer för utbildningar, exempelvis konstkulturutbildning.se, utbildningsinfo.se och allastudier.se. Detta är ett effektivt sätt att sprida information, nå många besökare och därigenom få många intresserade till din utbildning – tänk därför på att kontrollera informationen en gång till, så den är uppdaterad och komplett.

Beslutsperiod

De första obligatoriska uppgifterna du behöver registrera på utbildningen är styrelse eller ledningsgrupp, kontaktpersoner och utbildningsledare.

Styrelse eller ledningsgrupp

Styrelsen eller ledningsgruppen som du registrerar kommer att gälla hela beslutsperioden och därmed alla dess omgångar. Styrelsen eller ledningsgruppen måste vara registrerad innan det går att registrera studerande. Den måste bestå av minst två kontakter.

Kontaktpersoner

Registrera kontaktpersoner för att kunna välja en utbildningsledare. Listan med kontaktpersoner gäller för alla utbildningsomgångar.

Utbildningsledare för utbildningen

För varje utbildning ska det finnas en utbildningsledare. Det är den person som myndigheten kan kontakta vid frågor som rör utbildningen.

Datum

Sista ansökningsdatum

Sista ansökningsdatum för potentiella studerande kan väljas för varje omgång. Uppgifterna syns på de webbplatser som visar information om utbildningen.

Marknadsföring

Utbildningens webbplats – länk till webbplatsen.
Utbildningsbeskrivning – fokusera på yrke som utbildningen leder till, vilka kurser och huvudämnen som ingår samt framtidsutsikter efter avslutad utbildning. Tänk på att skriva kort, enkelt och lättförståeligt. Max 3000 tecken.
Logotyp – visa er logotyp på konstkulturutbildning.se.

 

3. När utbildningens omgångar startar

Registrera studerande

Först ska du registrera uppgifter om de studerande på denna utbildningsomgång. Ange namn och personnummer, antingen direkt på Mina sidor eller genom att ladda upp en Excelfil. För att du ska kunna registrera studerande, måste styrelsen eller ledningsgruppen vara registrerad.

Om någon studerande saknar svenskt personnummer, annat nordiskt personnummer, samordningsnummer eller har skyddad identitet, måste du lägga in dessa uppgifter separat på Mina sidor.

Skicka startsignal

Startsignalen visar myndigheten att en utbildningsomgång har börjat. Du kan skicka startsignalen samma dag som omgången startar. Tänk på att du måste registrera studerande innan du skickar startsignal.

I startsignalen ska du ange verkligt startdatum och preliminärt slutdatum för omgången. När startsignalen är skickad kan du inte själv ta bort studerande från listan, utan måste kontakta myndigheten.

Tänk också på att startsignalen måste vara inskickad för att omgången ska räknas med vid beräkning av statsbidrag.

 

4. Under utbildningens gång

Studerande

Uppdatera löpande

Under utbildningstiden registrerar du löpande uppdateringar och förändringar om de studerande, exempelvis om en studerande börjar utbildningen efter att omgången har startat, gör studieuppehåll eller kommer tillbaka efter ett studieuppehåll.

För dig som bedriver en högskoleförberedande utbildning: kom ihåg att särskilt ange om en studerande gör studieavbrott för att den antagits till högre konstnärliga studier.

Vid två avstämningstillfällen per år, den 15 februari och 15 september, fastställer och sparar systemet studerandelistorna till grund för beräkning av nyttjade årsplatser. Det här sker automatiskt, men det är bra att känna till att om du lägger till uppgifter efter ett avstämningstillfälle kommer denna information med först vid nästa tillfälle. Studerandelistan kommer inte med i beräkningarna om du inte skickat startsignal före avstämningstillfället.

Var noga med att uppdatera studerandelistan och alltid lämna rätt uppgifter om antalet studerande, så att myndigheten kan göra en korrekt beräkning av antalet årsplatser.

Ekonomi

Rekvirera statsbidrag

Om din utbildning berättigar till statsbidrag beräknas det utifrån studerandelistorna för utbildningens omgångar. Hur statsbidraget beräknas och vad du behöver göra kan du läsa under rubriken "Beräkning och utbetalning av statsbidrag" längre fram i denna handbok.

  

5. Efter utbildningsomgångens slut

Skicka slutsignal

Slutsignalen visar myndigheten att en utbildningsomgång är färdig. Skicka slutsignalen via Mina sidor senast tre veckor efter omgångens slutdatum. 

I slutsignalen ska du markera vilka studerande som slutfört utbildningen. Med slutförd utbildning menas att en studerande har nått kursernas mål i utbildningens alla delar. För kurser som ger betyg innebär det att den studerande har lägst betyget Godkänt i alla kurser. För de kurser som inte ger betyg innebär det att den studerande har nått kursens mål i utbildningens alla kurser. Om utbildningen är flerårig ska den studerande ha nått kursernas mål i samtliga år av utbildningen. En studerande som exempelvis har uppnått målen för det första året på en tvåårig utbildning och därefter avbrutit studierna ska därför inte markeras som slutförd. 

I slutsignalen ska du ange verkligt slutdatum. Kontrollera en extra gång att alla uppgifter stämmer. Kom ihåg att skicka in utbildningsomgångens slutsignal även om det finns studerande som inte är klara än, men som planerar att komplettera kurser och slutföra utbildningen senare.

Skicka in studiedokumentation 

Skicka in uppgifter

Som utbildningsanordnare är du ansvarig för att rapportera vad de studerande har presterat, som exempelvis vilka kurser de deltagit i, betyg eller intyg, eventuella datum för studieuppehåll med mera. Exakt vilken studiedokumentation du ska skicka in får du meddelande om några veckor innan utbildningsomgången avslutats.

Spara uppgifterna

Tänk på att spara uppgifter om studieresultat, kursdeltagande med mera. Om de studerande råkat förlora sitt utbildningsbevis, måste de få möjlighet att intyga sin kompetens eller styrka sin rätt att ta CSN-lån till exempel. Spara också en scannad version av varje underskrivet utbildningsbevis och intyg.

Alla uppgifter arkiveras givetvis också hos myndigheten, men det är i första hand du som utbildningsanordnare som ska lämna ut informationen.

 

Ändringar som kräver ansökan

Ibland kommer du behöva ansöka om ändringar av olika slag. Vissa kan du göra direkt på Mina sidor, andra kräver att du skickar in en blankett till myndigheten. Tänk på att flera av de ansökningar om ändringar du kan göra ska vara styrkta av ett styrelse- eller ledningsgruppsprotokoll. Påverkar ändringen kostnaderna för utbildningen kan du behöva skicka in en ny budget i samband med ansökan.

Ansök om ändringar via Mina sidor

- Utbildningsinformation – namn på utbildningen, studieform, studietakt, utbildningsort
- Utbildningsplan
- Studerandeavgift
- Startmånad – för en utbildningsomgång som ännu inte har startat kan du ändra sista ansökningsdatum och startdatum inom beviljad månad. Vill du ändra till en annan start- eller slutmånad än den som gäller enligt beslutet, behöver du göra en ansökan
- Ställ in omgång

Ansök om ändringar med blankett

Ansökningar om ändringar utöver de som räknats upp ovan ska du göra på en blankett som skickas in till myndigheten. Det kan röra sig om exempelvis byte av ansvarig utbildningsanordnare eller särskilt pedagogiskt stöd och inläsning av litteratur (det sistnämnda gäller enbart för utbildningar som berättigar till statsbidrag). När ansökan är inskickad granskas den och godkänns eller avslås av myndigheten. Sedan får utbildningsanordnaren beslutet skickat till sig per post. Du hittar alla blanketter du behöver under sektionen Blanketter och mallar på sidan för din utbildning eller på sidan Hjälp & information.

 

Årsplatser 

Begreppet årsplatser ska inte förväxlas med studerandeplatser. En årsplats är en plats på en heltidsutbildning motsvarande 40 veckor, medan en studerandeplats avser en plats på en utbildningsomgång. En studerandeplats är alltså en individ, medan en årsplats kan bestå av flera olika studerandeplatser/individer. Med andra ord – när en heltidsutbildning omfattar 40 veckor, är antalet studerandeplatser och årsplatser detsamma. Är utbildningen kortare än 40 veckor och består av flera omgångar, kan antalet studerandeplatser vara högre än antalet årsplatser.

För att beräkna hur många årsplatser som har utnyttjats för varje utbildning utgår myndigheten från det antal studerande som är inrapporterade på utbildningens omgångar.

Om din utbildning är en heltidsutbildning som med en omfattning som är jämnt delbar med 20 veckor kan du ta ut en rapport över hur många årsplatser din utbildning har utnyttjat för ett visst kalenderår. För utbildningar med annan omfattning får antalet årsplatser som utnyttjats beräknas manuellt utifrån omgångarnas studerandelistor.

Var noga med att uppdatera studerandelistan och alltid lämna rätt uppgifter om antalet studerande, så att myndigheten kan göra en korrekt beräkning av antalet årsplatser.

 

Beräkning och utbetalning av statsbidrag

Om din utbildning är berättigad till statsbidrag, beräknas det på antal platser din utbildning utnyttjar. I början av varje år får du ett besked om ett preliminärt statsbidrag för innevarande år. Det preliminära statsbidraget betalas ut med en tolftedel per månad baserat på det genomsnittliga antal årsplatser som utnyttjats föregående år. På hösten beräknas det definitiva statsbidraget för kalenderåret baserat på det genomsnittliga antalet årsplatser som utbildningen utnyttjat under innevarande år. Eventuella justeringar jämfört med det preliminära statsbidraget görs vid utbetalningarna under november och december. Du kan inte få betalt för mer årsplatser än vad som är beviljat.

Statsbidrag för heltidsutbildningar med en omfattning av 20, 40, 60, 80, 100 och 120 veckor 

Statsbidraget beräknas på det antal årsplatser din utbildning utnyttjar. Vid två avstämningstillfällen per år, den 15 februari och den 15 september, fastställs och sparas studerandelistorna av systemet – dessa ligger sedan till grund för beräkningen av årsplatserna. Se till att uppdatera studerandelistorna löpande så de har rätt uppgifter om antal studerande vid avstämningstidpunkterna. För att studerandelistan för en utbildningsomgång ska komma med vid beräkningen måste du ha skickat startsignal före avstämningstillfället. Om du lägger till uppgifter efter ett avstämningstillfälle kommer denna information med först vid nästa tillfälle. Du kan kontakta myndigheten om du behöver rätta eller komplettera uppgifter som avser tiden före ett visst avstämningstillfälle.

En gång varje år - mellan 16 och 30 september - ska du skriva ut en rapport för utbetalning av statsbidrag som innehåller antalet studerande och årsplatser. Rapporten genereras automatiskt utifrån de fastställda studerandelistorna från de två avstämningstillfällena för samtliga utbildningsomgångar som pågått. Det spelar ingen roll vilken av utbildningsomgångarna du skriver ut rapporten ifrån. Inte heller om omgången är startad eller avslutad. Rapporten ska skrivas på av ansvarig utbildningsanordnare och skickas in till myndigheten. Kontrollera först att uppgifterna om antalet studerande och årsplatser stämmer annars behöver du mejla till info@myh.se vad som behöver rättas för att rapporten ska kunna skickas in.

Statsbidrag för utbildningar med annan omfattning

Statsbidraget beräknas på det antal årsplatser din utbildning utnyttjar. För de utbildningar som inte är en heltidsutbildning med en omfattning som är jämnt delbar med 20 veckor sker inte beräkningen via Mina sidor. För dessa utbildningar gör myndigheten en manuell beräkning senast i december varje år av antalet utnyttjade årsplatser utifrån de uppgifter som finns i studerandelistorna för de utbildningsomgångar som pågått under året. Se till att uppdatera studerandelistorna löpande så de har rätt uppgifter om antal studerande när myndigheten beräknar årsplatserna. Ett underlag som ligger till grund för utbetalning skickas till ansvarig utbildningsanordnare. Detta skrivs under och skickas tillbaka till myndigheten. Kontrollera först att uppgifterna om antalet studerande och årsplatser stämmer annars behöver du mejla till info@myh.se vad som behöver rättas för att underlaget ska kunna skickas in.

Studerande som är åter efter studieuppehåll

Om en studerande återupptar sina studier efter ett uppehåll, registrerar du personen i den nya utbildningsomgången och anger det datum som personen är åter i studier.

För studerande som är åter efter studieuppehåll kan du få ersättning för fler årsplatser än vad som anges i beslutet.

Alla studerande kan bara räknas med vid det antal avstämningstillfällen som ryms inom utbildningens omfattning – det vill säga två gånger för en 40-veckors utbildning och fyra gånger för en utbildning på 80 veckor. Detta gäller oavsett om den studerande gjort uppehåll eller inte.

Kontakt

info@myh.se