Handbok för tjänsterna på Mina sidor

Om Mina sidor, Organisation/Användare

2018-12-19

I denna guide hittar du mer information om tillgång till tjänsterna på Mina sidor, hur din organisation kan ha enheter registrerade samt vilka roller du som användare kan ha.

Så får du tillgång till tjänsterna

Det är din organisation som måste ansöka om användarkonto till tjänsterna här på Mina sidor.

Tjänsterna är indelade i grupper och ni ansöker om att få tillgång till en eller flera av dessa beroende på vilket eller vilka områden ni verkar inom - yrkeshögskola, konst- och kulturutbildning och/eller utbilding med endast tillsyn.

Observera att en organisation (baserat på organisationsnummer) bara kan ha ett användarkonto.

1. Registrera er organisation

Börja med registrera era uppgifter i vårt webbformulär för ansökan om användarkonto.

Ansök om användarkonto

Under rubriken Organisationens roll mot myndigheten anger ni vilket eller vilka områden ni verkar inom. Det är möjligt att i efterhand lägga till en ny organisationsroll.

Under rubriken Fullmaktsgivare anger ni firmatecknare eller motsvarande som har behörighet att företräda organisationen och därmed kan verifiera ansökan.

Under rubriken Fullmaktshavare anger ni organisationens kontaktperson gentemot myndigheten. Fullmaktshavaren är den som får tillgång till huvudkontot på Mina sidor. Han eller hon kan sedan ge andra personer behörighet till tjänsterna.

Fullmaktshavaren och fullmaktsgivaren kan vara en och samma person.

2. Skriv under och skicka in

När webbformuläret är ifyllt ska ni skriva ut och underteckna dokumentet "Ansökan om användarkonto". Beroende på vilken roll ni ansöker om ska ni skriva ut och underteckna "Ansvarsförbindelse". Dokumenten ska skickas in till Myndigheten för yrkeshögskolan per post. På dokumenten står vem/vilka som ska underteckna samt vad som eventuellt behöver bifogas.

3. Registrera fler enheter (om så önskas)

Den organisation ni ansöker om användarkonto för kallas för huvudorganisation. I ansökningsformuläret är det endast huvudorganisationen som registreras. När er ansökan har blivit godkänd kan ni registrera ytterligare enheter (det kan till exempel handla om att dela upp er organisation i olika avdelningar, orter eller skolor).

4. Registrera användare och definiera deras roller

Som nämnts ovan får Fullmaktshavaren tillgång till organisationens huvudkonto på Mina sidor. Han eller hon kan sedan lägga till andra användare inom organisationen.

Användarna kan knytas till en eller flera enheter, och tilldelas en eller flera roller på dessa. Rollen bestämmer vilka tjänster på Mina sidor som användaren har tillgång till.

Organisation och enheter

Alla organisationer har en huvudorganisation som är kopplad till organisationsnumret. Huvudorganisationen är myndighetens motpart och skapas automatiskt när er ansökan om användarkonto har blivit godkänd.

För att förenkla administrationen i större organisationer finns det möjlighet att skapa ytterligare enheter. Det kan till exempel handla om att dela upp er organisation i olika avdelningar, orter eller skolor.

En enhet kan ha en egen ansvarig, med behörighet att ge andra användare tillgång till olika funktioner kopplade till enheten.

På sidan Organisation & användare kan behörig användare se vilka enheter som finns registrerade på din organisation. Där kan behörig användare ändra och lägga till enheter.

Ansök om ny roll

Om er organisation har användarkonto för en eller flera tjänster på Mina sidor och behöver tillgång till ytterligare tjänst/er, måste ni ansöka om ny roll för huvudorganisationen. Detta gör du genom att:

Gå till rubriken Huvudorganisation på sidan Organisation & användare
Klicka på Redigera organisation
Bocka i aktuell ruta under rubriken Organisationsroll
Klicka på knappen Spara ändringar och sedan på OK i den dialogruta som kommer upp
Därefter ska ansökan skrivas ut, undertecknas och skickas via post till myndigheten genom att klicka på knappen Skriv ut ansökan

Observera att ni även kan behöva ansöka om roller för era olika enheter.

Användare och roller

En användares tillgång till olika tjänster och funktioner här på Mina sidor styrs av vilken roll han eller hon har.

Organisation/Användare

Fullmaktshavare

Har behörighet att registrera nya enheter, att skapa nya användarkonton under organisationens olika enheter, att tilldela behörigheter till alla användare, inklusive sig själv och registrera förändringar i organisationen.

Administratör organisation

Utses av och har samma behörighet som fullmaktshavaren.
Endast en användare i varje organisation kan ha rollen.

Administratör enhet

Utses av den som är fullmaktshavare eller administratör organisation. Har behörighet att administrera användare och roller inom en specifik enhet. En person kan ha rollen administratör enhet på flera olika enheter. Flera användare i varje enhet kan ha rollen.

Yrkeshögskoleutbildning (YH)

Hantera ansökan YH

Har behörighet att skapa nya ansökningar, redigera ännu ej inskickade ansökningar och se inskickade samt skapade ansökningar. Har även behörighet att i organisationens namn skicka in ansökningar till myndigheten.

Hantera beviljad utbildning YH

Har behörighet att administrera beviljade utbildningar inom yrkeshögskolan och att rekvirera statsbidrag.

Hantera studiedokumentation YH

Har behörighet att registrera studerande som antagits till en yrkeshögskoleutbildning, löpande rapportera deras betyg och skriva ut examens- och utbildningsbevis.

Konst- och kulturutbildning (KK)

Hantera ansökan KK

Hantera beviljad utbildning KK

Har behörighet att administrera beviljade konst- och kulturutbildningar och att administrera eventuell utbetalning av statsbidrag.

Utbildning med endast tillsyn (ET)

Hantera ansökan ET

Hantera beviljad utbildning ET

Har behörighet att administrera beviljade utbildningar med endast tillsyn.

På sidan Organisation & användare kan behörig användare se vilka användare som är registrerade för din organisation och vilka roller de har. Där kan behörig användare också lägga till och inaktivera användare, och ändra deras roller.

Mina sidor