Handbok för administration av YH-utbildningar (program från 100p och kurser upp till 99p)

Administrera utbildningar, Yrkeshögskoleutbildning

Denna handbok riktar sig framför allt till dig som administrerar en utbildning för första gången och är därför skriven på en övergripande nivå. Här får du hjälp med hur du ska sköta de vanligaste administrativa uppgifterna och vad de innebär. Handboken avser både längre och kortare YH-utbildningar, dvs program (från 100 poäng) och kurser (upp till 99 poäng) och anger där de skiljer sig åt i administrationen. Kom ihåg att skicka in efterfrågade uppgifter inom den tid vi på myndigheten anger. Det gör administrationen lättare både för dig och oss.

 

OBS - Viktigt att spara personuppgifter på samtliga sökande

År 2018 blev SCB ansvarig för officiell statistik för yrkeshögskolan (YH). I det ansvaret ingår bland annat undersökningen om sökande till yrkeshögskolan. Som anordnare behöver du spara personnummer på samtliga sökande för att kunna besvara statistiken. SCB planerar även att genomföra en undersökning för undervisande personal för vilken du som anordnare till SCB kan behöva lämna uppgifter per utbildningsomgång med start hösten 2023 avseende 2022. SCB återkommer med mer information i början av 2022. För mer information se SCB:s webbplats, scb.se/yhsokande.

 

Innehållsförteckning

En utbildnings delar - välj rätt omgång

En utbildnings cykel:

      1. Inför start av utbildningens omgång

      2. När utbildningens omgång startar

      3. När utbildningens omgång pågår

      4. Efter utbildningsomgångens avslut

      5. Resultatuppföljning

Inställda omgångar

 

En utbildnings delar – välj rätt omgång

En utbildning är uppbyggd i beslutsår och omgångar. Ett beslutsårs giltighetstid kan ha flera omgångar och du behöver skicka in olika underlag och uppgifter beroende var i processen din utbildning befinner sig.

PROGRAM (YH-UTBILDNINGAR FRÅN 100P)

När du hanterar en utbildning på Mina Sidor jobbar du med en utbildningsomgång. Välj Utbildningar i vänstermenyn. Här presenteras de utbildningar som er organisation har beviljats. Klicka på den utbildning som du ska hantera. Överst på sidan väljer du vilken av utbildningens omgångar du ska hantera. När du har valt utbildningsomgång ser du de funktioner som du har behörighet till.

KURSER (YH-UTBILDNINGAR UPP TILL 99P)

När du hanterar en utbildning på Mina sidor jobbar du med en utbildningsomgång. För kurser är det du själv som skapar utbildningsomgångarna på Mina sidor. Det gör du överst på sidan för din utbildning. Här väljer du också vilken av utbildningens omgångar som du ska hantera. När du skapar en ny utbildningsomgång anger du studieform, studietakt, omgångens start- och slutdatum och det gäller för samtliga studerande som registreras på den omgången. Observera att utbildningens samtliga utbildningsomgångar ska vara genomförda inom beslutets giltighetstid. Detta kan dock variera för respektive omgång, Uppgifterna kan ändras i samband med att du skickar in startsignal som underlag för utbetalning av statsbidrag (rekvisition). Du kan skapa hur många omgångar du vill och har behov av för de platser som är beviljade för startåret.   

Har du ett utbildningsnummer med två beslutsår måste du vara noga med på vilket beslutsår du skapar en omgång och lägger till studerande för att få utbetalt statsbidrag.

Exempel: ska du starta med 25 studerande och du har 15 beviljade platser kvar på beslutsår 2020 så lägger du in 15 studerande där och för resterande 10 får du skapa en omgång på beslutsår 2021. Systemet kan inte i nuläget se dessa platser som en total. Registrerar du alla de 25 studerande på beslutsår 2020 blir 10 st på sk överintag och inget statsbidrag betalas ut för dessa.

För att kunna hantera studerandeuppgifter för omgången du har skapat måste den läggas till i din behörighet. De i din organisation som har rollen Fullmaktshavare eller Administratör på Mina sidor har behörighet att tilldela omgångarna. När du har skapat och valt utbildningsomgång ser du de funktioner som du har behörighet till. Var observant på sista datum för att skicka in startsignalen för omgången.

Till toppen

 

En utbildnings cykel

I en utbildnings livscykel finns ett antal administrativa uppgifter du behöver göra. Obligatoriskt för de flesta utbildningar är att skicka startsignal, registrera information om de studerande, rekvirera statsbidrag, rapportera betyg och examina, samt skicka slutsignal och göra resultatuppföljning.

Du kan också behöva göra ändringar eller ansökningar som är specifika för just din utbildning. Vissa kan du göra direkt på Mina sidor, medan andra kräver att du skickar en påskriven blankett till myndigheten.

Tänk på att för kurser (yrkeshögskoleutbildningar upp till 99p) så skiljer sig livscykeln något från de längre YH-utbildningarna från 100 poäng. Kurserna är mer flexibla i sin hantering och du som anordnare skapar och startar själv dina omgångar när du vill under det beviljade startåret.

Till toppen

 

1. Inför start av utbildningens omgång

1.1 Se så att du har rätt roll på Mina sidor

För att kunna administrera en utbildning, behöver du ha rätt roll. I ditt fall gäller Hantera beviljad utbildning YH. För dig som ska hantera studerande, betyg och examen finns under denna roll behörigheten Hantera studerandeinformation, där du även väljer de utbildningsomgångar du ska hantera. I din organisation finns en eller flera personer som har rollen Fullmaktshavare eller Administratör på Mina sidor och har behörighet att tilldela rollerna. 

Läs mer om användare och roller i guiden Användare och roller.

1.2 Fyll i uppgifter på Mina sidor

En del av uppgifterna på Mina sidor överförs automatiskt från er ansökan om att bedriva utbildning, medan andra måste läggas in manuellt. Titta igenom de uppgifter som finns om din utbildning och fyll i det som saknas.

PROGRAM (YH-UTBILDNINGAR FRÅN 100P)

Större delen av informationen du anger visas också i olika sökmotorer för utbildningar, exempelvis yrkeshogskolan.se, utbildningsguiden.skolverket.se, allastudier.se och studentum.se. Tänk därför på att kontrollera informationen en gång till, så den är uppdaterad och komplett.

Beslutsår: De första obligatoriska uppgifterna du behöver registrera på utbildningen är ledningsgrupp, kontaktpersoner och utbildningsledare. 
Ledningsgrupp: Ledningsgruppen som du registrerar kommer att gälla för beslutsårets alla omgångar. Information om ledningsgruppen och dess uppbyggnad kan du hitta i faktabladet ”Myndighetens syn på ledningsgruppsarbete inom yrkeshögskolan”. Om ingen studeranderepresentant är utsedd kan du skriva ”vakant”.
Kontaktpersoner: Registrera kontaktpersoner för att kunna välja en utbildningsledare. Listan med kontaktpersoner gäller för alla utbildningar.
Utbildningsledare för utbildningen: För varje utbildning ska det finnas en utbildningsledare. Det är den person som myndigheten kan kontakta vid frågor som rör utbildningen.
Datum:
- Beräknat startdatum: För en utbildningsomgång som ännu inte har startat kan du även ändra sista ansökningsdatum och startdatum inom beviljad månad (detta datum visas även på externa sökmotorer).
- Sista ansökningsdatum: Sista ansökningsdatum för potentiella studerande kan väljas för varje omgång. Uppgifterna syns på de webbplatser som visar information om utbildningen.

Marknadsföring:
- Webbplats: länk till webbplatsen
- Utbildningsbeskrivning: tänk på att skriva kort, enkelt och lättförståeligt. Fokusera på yrke som utbildningen leder till, vilka kurser som ingår och framtidsutsikter (max 3000 tecken)
- Introduktionstext: en kort, kärnfull och inspirerande sammanfattning på max 150 tecken
- Film: lägg in en film om din utbildning (filmen måste först ha laddats upp på Youtube)
- Logotyp: ladda upp din skolas logotyp så att den visas tillsammans med informationen
- Öppen för sen anmälan:  markera om ni vill hålla öppet efter sista ansökningsdatum

KURSER (YH-UTBILDNINGAR UPP TILL 99P)

En del av uppgifterna på Mina sidor finns redan registrerade, andra behöver du lägga till själv. Titta igenom de uppgifter som finns om din utbildning och fyll i det som saknas.

Beslutsår: Obligatoriska uppgifter att registrera på utbildningen är ledningsgrupp, kontaktpersoner och utbildningsledare.
Ledningsgrupp: Ledningsgruppen som du registrerar kommer att gälla för beslutsårets alla omgångar. Om ingen studeranderepresentant är utsedd kan du skriva "vakant".
Kontaktpersoner: Registrera kontaktpersoner för att kunna välja en utbildningsledare. Listan med kontaktpersoner gäller för alla utbildningar.
Utbildningsledare för utbildningen: För varje utbildning ska det finnas en utbildningsledare. Det är den person som myndigheten kan kontakta vid frågor som rör utbildningen.
Marknadsföringsinformation:  Kurser upp till 99 poäng ligger på en separat sida på yrkeshogskolan.se.Det är möjligt att lägga in en introduktionstext och en direktlänk till er kurs. Detta administreras på Mina sidor > Utbildningar > Marknadsföring, på samma sätt som för en längre utbildning. Om ingen direktlänk läggs in i Mina sidor kommer systemet att generera den webbadress som angavs vid ansökningstillfället. Det kan dröja upp till cirka 15 minuter innan länken uppdateras på yrkeshogskolan.se.

Till toppen

 

2. När utbildningens omgång startar

2.1 Skicka startsignal och registrera studerande

När utbildningsomgången har startat ska du skicka en startsignal, vilken visar myndigheten att en utbildningsomgång har börjat. 

PROGRAM (YH-UTBILDNINGAR FRÅN 100P) 

Signalen kan skickas in samma dag som omgången startar. Tänk på att ledningsgruppen måste vara registrerad innan du kan skicka en startsignal. I startsignalen ska du ange antal inkomna ansökningar (kvinnor respektive män), antal studerande på startdagen (kvinnor respektive män), samt verkligt startdatum och preliminärt slutdatum för omgången. Startsignalen måste vara inskickad för att du ska kunna rekvirera statsbidrag för omgången.

När en ny utbildningsomgång har börjat ska du registrera uppgifter om de studerande. Gör sedan eventuella korrigeringar och ändringar, och fastställ en komplett, uppdaterad studerandelista senast fyra veckor efter utbildningsomgångens start. Under utbildningstiden registrerar du löpande uppgifter om studieavbrott, studieuppehåll samt eventuella sent tillkomna studerande. All information du rapporterar in ligger även till grund för underlaget vid rekvirering av statsbidrag.

KURSER (YH-UTBILDNINGAR UPP TILL 99P) 

I samband med att en utbildningsomgång startar ska du registrera uppgifter om de studerande. Gör sedan eventuella korrigeringar och ändringar, och fastställ en komplett, uppdaterad studerandelista senast fyra veckor efter utbildningsomgångens start. Under utbildningstiden ska du löpande registrera uppgifter om studieavbrott, studieuppehåll och eventuellt tillkommande studerande.

När utbildningsomgången har startat ska du skicka en startsignal där du ska ange antal inkomna ansökningar (kvinnor respektive män). Du kan också uppdatera uppgifterna om vilken studieform och -takt som gäller för utbildningsomgången samt omgångens start- och slutdatum.

Startsignalen innehåller uppgifter om antagna studerande som påbörjat och bedriver studier och är det underlag som ligger till grund för utbetalning av statsbidrag (rekvisition). Tänk på att ledningsgruppen måste vara registrerad och studerandelistan fastställd innan du kan skicka en startsignal.

Observera att utbildningens samtliga utbildningsomgångar ska vara genomförda inom beslutets giltighetstid. Startsignal måste skickas senast 15 december för att de platser som avser start innevarande år ska kunna nyttjas och statsbidrag betalas ut.

Till toppen

 

3. När utbildningens omgång pågår

3.1 Rekvirera statsbidrag

För mer information om gällande schablonnivåer se myh.se och för mer information om ekonomi se guiden Ekonomi.

PROGRAM (YH-UTBILDNINGAR FRÅN 100P)

För att du ska kunna rekvirera statsbidrag för din utbildning måste först och främst alla uppgifter om de studerande vara registrerade och fastställda på Mina sidor. Du ska också ha skickat in startsignal och registrerat plusgiro- eller bankgironummer på Mina sidor.

De studerande ska vara antagna av ledningsgruppen och bedriva studier vid rekvisitionsdatum. Antalet studerande vid rekvisitionsdatum hämtas automatiskt från studerandelistan – tänk därför på att uppdatera uppgifterna om studerande löpande, så att all information är korrekt. Du ska inte rekvirera statsbidrag för studerande som avbrutit eller har uppehåll i sina studier.  Studerande som har ett avbrott eller uppehåll registrerat i studerandelistan undantas automatiskt från rekvisitionsunderlaget så länge registreringen är markerad som aktuell i studerandelistan oberoende av vilka datum som anges. Även om studerandelistan innehåller fler studerande än beviljat antal platser, betalas statsbidrag ut endast för maximalt antal beviljade platser. Myndigheten beviljar inga extra platser för studerande som kommit åter efter studieuppehåll.

Rekvisitionsdatum: Du kan göra första rekvireringen tidigast tre veckor efter utbildningens start och därefter var sjätte månad. På Mina sidor ser du tydlig information och påminnelser om alla viktiga datum, samt status för dina rekvireringar. Rekvisitionsdatum är det datum som rekvisitionen skickas in via Mina sidor.

Ändringar av inskickad rekvisition: Vill du ändra eller ta bort en redan inskickad rekvisition, måste du kontakta myndigheten på ekonomifunktionen@myh.se.

Studerande som blir antagna och tillkommer mellan två rekvisitionstillfällen: Ibland kan en studerande bli antagen och börja sina studier mellan två rekvisitions-tillfällen. För dessa finns möjlighet till ytterligare rekvisition och tilläggsutbetalning från den studerandes startmånad om platser återstår. När du har uppdaterat studerandelistan med studerande som inte tidigare funnits med på någon rekvisition för utbildningsomgången kan du skicka in den särskilda rekvisitionen för dessa på Mina Sidor. Detta gör du även om det innebär att studerandelistan innehåller fler studerande än beviljade platser. Rekvireringen kommer automatiskt att resultera i att en eller flera rekvisitioner skapas som tillägg till tidigare rekvisitioner. I den mån antalet platser inte överskridits sker ytterligare utbetalning från och med den studerandes startmånad till och med pågående ordinarie rekvisitionsperiod.

Observera att denna typ av rekvisition, för studerande som antagits och tillkommit på studerandelistan, måste göras innan nästa ordinarie rekvisition lämnas. Det är därmed inte möjligt att rekvirera för tidigare rekvisitionsperioder i efterhand om den studerande funnits med på en ordinarie rekvisition även om den studerandes startdatum skulle vara tidigare. Rekvisition för tillkommande studerande kan inte lämnas så länge en annan rekvisition har status ”Ej behandlad”.

 

KURSER (YH-UTBILDNINGAR UPP TILL 99 P)

Start- och slutsignal utgör underlag för rekvisitioner. För att du ska kunna rekvirera statsbidrag för din utbildning måste uppgifterna om de studerande vara registrerade och fastställda. Du ska också ha registrerat plusgiro- eller bankgironummer.

De studerande ska vara antagna av ledningsgruppen och bedriva studier vid rekvisitionsdatum. Antalet studerande hämtas automatiskt från studerandelistan.

Tillkommande studerande eller studieuppehåll/studieavbrott som görs efter startsignalen påverkar inte utbetalningen. Utbetalning för eventuellt fler studerande, om platser återstår, sker genom att skapa en ny omgång och där registrera studerande.

Slutsignalen utgör slutrekvisition och medför utbetalning av den sista månadens statsbidrag för utbildningsomgången. Observera att slutsignalen ska vara inskickad innan beslutets sista giltighetsdatum eftersom utbetalning endast sker under beslutets giltighetstid.

 

3.2 Utbetalning och utbetalningsinformation

PROGRAM (YH-UTBILDNINGAR FRÅN 100P) 

Statsbidragen betalas ut runt den 25:e varje månad till och med nästa rekvireringstillfälle. Om rekvisitionen kommer in sent, betalas bidraget ut retroaktivt i samband med nästa månads utbetalning. Utbetalningsbesked finns tillgängliga på Mina sidor avseende rekvisition för yrkeshögskoleutbildning i samband med första utbetalningstillfället. Vissa övriga utbetalningar visas på samma sätt om de påbörjats efter den 4 mars 2020. För mer info se också guiden Ekonomi.

 

KURSER (YH-UTBILDNINGAR UPP TILL 99P) 

Statsbidraget utbetalas runt den 25:e varje månad och grundar sig på uppgifterna i inskickad startsignal. Om startsignalen inkommer efter den 15:e i månaden, betalas bidraget ut retroaktivt i samband med nästa månadsutbetalning. Antal månader för utbetalning beräknas utifrån genomförandetiden i antal YH-poäng och omvandlas till jämna belopp per månad. Sista månadens utbetalning sker efter rapporterade uppgifter om studiedokumentation när slutsignal har skickats in.

När det gäller utbetalningarna för kurser kan tyvärr inga utbetalningsbesked lämnas i nuläget. Du kan själv beräkna vad den totala utbetalningen blir för de antal studerande ni skickat startsignal för:

1. Ta beviljad schablon per årsplats x totalt antal beviljade årsplatser med start för året.
2. Den summan divideras med totalt antal beviljade studerandeplatser för start samma år.
3. Nu får du fram totalt statsbidrag per studerande och kan utifrån hur många som startat få fram summan för statsbidraget som kommer att betalas ut.

Observera att sista dag för att lämna startsignal och rekvisition är den 15 december innevarande år.

 

3.3 Rapportera betyg

Rapportera de studerandes betyg så snart som möjligt efter att en kurs avslutats. För att kunna göra detta måste studerandelistan vara fastställd. I betygsrapporteringen anger du kursens start- och slutdatum, betygsdatum och de studerandes betyg. Om en studerande har tillgodoräknat sig hela kursen går det att ange i rapporteringen.

Fastställ uppgifterna senast fyra veckor efter att betyget är satt. Efter fastställande går det inte längre att ta bort eller sänka ett betyg. Upptäcker du att en studerande har fått fel betyg går det bra att kontakta myndigheten och begära ändring av uppgifterna.

 

3.4 Utbildningsbevis och examen

PROGRAM (YH-UTBILDNINGAR FRÅN 100P)

Utfärda examen
När utbildningsomgången närmar sig sitt slut och du har fastställt betygen i samtliga kurser ska du rapportera datum då utbildningens ledningsgrupp fattar beslut om att utfärda examen för de studerande som uppfyller examensvillkoren. Uppgifterna om datum ska vara fastställda senast fyra veckor efter utfärdandet av examen.

Utbildnings- och examensbevis
Du kan skriva ut färdiga utbildnings- och examensbevis med ifyllda studieresultat via de uppgifter som finns fastställda om de studerande. Vill du istället fylla i uppgifterna för hand, hittar du mallar under Hjälp & information på Mina sidor. Kopior av de undertecknade examens- och utbildningsbevis som du lämnar till de studerande ska du ladda upp och fastställa.

Senast fyra veckor efter de studerande fått sina utbildnings- och examensbevis ska du kontrollera att alla uppgifter kring studerande, betyg, studieavbrott, studieuppehåll och examen är inrapporterade.

 

KURSER (YH-UTBILDNINGAR UPP TILL 99P)

Utbildningsbevis
Du kan skriva ut färdiga utbildningsbevis med ifyllda studieresultat via de uppgifter som finns fastställda om de studerande. Vill du istället fylla i uppgifterna för hand, hittar du mallen under Hjälp & information > Mallar. Kopior av de undertecknade utbildningsbevis som du lämnar till de studerande ska du ladda upp och fastställa.

Senast fyra veckor efter de studerande fått sina utbildningsbevis ska du kontrollera att alla uppgifter kring studerande, betyg, studieavbrott och studieuppehåll är inrapporterade och fastställda.

Till toppen

 

4. När utbildningens omgång avslutas

SKICKA SLUTSIGNAL – PROGRAM (YH-UTBILDNINGAR FRÅN 100P)

Slutsignalen visar myndigheten att en utbildningsomgång har avslutats. Skicka slutsignalen när du har fastställt uppgifterna om utfärdade examen.

I slutsignalen ska du ange verkligt slutdatum. Kontrollera en extra gång vilka som fått examen och att alla uppgifter stämmer. Kom ihåg att skicka in slutsignalen även om det finns studerande som inte är klara än, men som planerar att komplettera kurser och ta examen senare. Du ska också skicka slutsignalen om du ansökt om och fått beviljat att utbildningen ska få ingå i yrkeshögskolan under en förlängd period.

 

SKICKA SLUTSIGNAL (SLUTREKVISITION) – KURSER (YH-UTBILDNINGAR UPP TILL 99P)

Slutsignalen visar myndigheten att en utbildningsomgång har avslutats. Innan slutsignal skickas in ska du ha rapporterat och fastställt uppgifter om studiedokumentation (betyg och utbildningsbevis). Kontrollera en extra gång att alla uppgifter stämmer. Kom ihåg att skicka in slutsignalen även om det finns studerande som inte är klara än, men som planerar att komplettera kurser senare. Du ska också skicka slutsignalen om du ansökt om och fått beviljat att utbildningen ska få ingå i yrkeshögskolan under en förlängd period. Slutsignalen utgör slutrekvisition och medför utbetalning av den sista månadens statsbidrag för utbildningsomgången. Observera att slutsignalen ska vara inskickad innan beslutets sista giltighetsdatum.

Till toppen

 

5. Resultatuppföljning

PROGRAM (YH-UTBILDNINGAR FRÅN 100P)

Leder utbildningen till examen ska du sex månader efter att en utbildningsomgång avslutats följa upp hur de examinerade studerande lyckats i sin yrkeskarriär. Du redovisar vilken sysselsättning personerna har och om de har ett arbete inom utbildningsområdet.

Till toppen

 

Att göra/ansöka om ändringar

Ibland kommer du behöva ansöka om ändringar av olika slag. Vissa kan du göra direkt på Mina sidor, andra kräver att du skickar in en blankett till myndigheten för godkännande. 

PROGRAM (YH-UTBILDNINGAR FRÅN 100P)

Ansök om ändringar via Mina sidor

- Utbildningsplan
- Ändra startmånad
- Studerandeavgift
- Ställ in omgång 
- Studieort

 

Ansök om ändringar med blankett

Ansökningar om ändringar utöver de som räknats upp ovan ska du göra på en blankett som skickas in till myndigheten. Det kan röra sig om exempelvis särskilt pedagogiskt stöd eller annan sammansättning av ledningsgrupp. Du hittar alla blanketter du behöver under sektionen Blanketter och mallar på sidan för din utbildning eller på sidan Hjälp & information.

 

Ansök om att ingå ytterligare begränsad tid

Under rubriken Beslutsår hittar du information om hur länge utbildningen ingår i yrkeshögskolan. Under denna tid är det möjligt att sätta betyg och utfärda examen. Vill du ge studerande möjlighet att komplettera sina studier kan du ansöka om att utbildningen ska ingå ytterligare begränsad tid.

 

KURSER (YH-UTBILDNINGAR UPP TILL 99P)

Ansök om ändringar via Mina sidor

- Utbildningsplan
- Studieort

Ansök om ändringar med blankett

Ansökningar om ändringar utöver ändring i utbildningsplan ska du göra på en blankett som skickas in till myndigheten. Det kan röra sig om exempelvis ändring av utbildningens namn. Du hittar alla blanketter du behöver under sektionen Blanketter och mallar på sidan för din utbildning eller på sidan Hjälp & information

Ansök om att ingå ytterligare begränsad tid

Under rubriken Beslutsår hittar du information om hur länge utbildningen ingår i yrkeshögskolan. Under denna tid är det möjligt att sätta betyg och utfärda utbildningsbevis. Vill du ge studerande möjlighet att komplettera sina studier kan du ansöka om att utbildningen ska ingå ytterligare begränsad tid. Blanketten hittar du under Hjälp & information > Blanketter.

 

 

Inställda omgångar

KURSER (YH-UTBILDNINGAR UPP TILL 99P)

Det finns möjlighet att starta en eller flera omgångar under det år som utbildningen har beviljats platser med start.  Om du inte kommer att starta någon omgång under aktuellt startår och därmed ställer in din utbildning för det startåret vill myndigheten få besked om det. Meddela oss genom att skicka e-post till ekonomifunktionen@myh.se och ange utbildningsnummer, YH-poäng och beviljat antal platser för utbildningen ni ställer in. Ange “Inställd kort utbildning” i ämnesraden.

Observera att det inte är möjligt att ansöka om att flytta platser med start från ett år till ett annat. Platser som inte nyttjas under startåret är förbrukade. 

Till toppen