Handbok för administration av en konst- och kulturutbildning

Konst- och kulturutbildning

Administrera en konst- och kulturutbildning

Den här handboken riktar sig framför allt till dig som administrerar en utbildning för första gången och är därför skriven på en övergripande nivå. Här får du hjälp med hur du ska sköta de vanligaste administrativa uppgifterna, vad de innebär, samt viktiga datum. Du är självklart alltid välkommen att kontakta oss på myndigheten via telefon eller e-post. Kom ihåg att skicka in efterfrågade uppgifter inom den tid vi på myndigheten anger. Det gör administrationen lättare både för dig och oss.

En utbildnings delar

En utbildning på myndigheten är uppbyggd i beslutsperioder och omgångar. En och samma beslutsperiod kan ha flera omgångar och du behöver skicka in olika underlag och uppgifter beroende var i processen din utbildning befinner sig. Läs mer längre fram.

Välj rätt utbildningsomgång

När du hanterar en utbildning på Mina Sidor jobbar du med en utbildningsomgång. Välj Utbildningar i vänstermenyn. Här presenteras de utbildningar som er organisation har beviljats. Klicka på den utbildning som du ska hantera. Överst på sidan väljer du vilken av utbildningens omgångar du ska hantera. När du har valt utbildningsomgång ser du de funktioner som du har behörighet till.

Gör rätt sak i rätt ordning

I en utbildnings livscykel finns ett antal administrativa uppgifter du behöver göra. Obligatoriskt för alla utbildningar är till exempel att registrera styrelse eller ledningsgrupp, skicka startsignal, lämna information om de studerande och deras prestationer samt skicka slutsignal.

Du kan också behöva göra ändringar eller ansökningar som är specifika för just din utbildning. Vissa kan du göra direkt på Mina sidor, medan andra kräver att du postar en påskriven blankett till myndigheten. Läs mer under avsnittet Ändringar. 

En utbildning från start till slut

När din ansökan om att bedriva utbildningen är beviljad, följer administrationen av utbildningen ett tydligt schema som är enkelt att följa. Bara se till att varje del är avklarad innan du går vidare till nästa steg. Du kan läsa mer om varje steg längre fram. Under utbildningens gång, håll studerandelistan uppdaterad och rapportera de studerandes resultat löpande.

1. Rätt roll på Mina sidor

För att kunna administrera en utbildning, behöver du ha rätt roll. I ditt fall gäller Hantera utbildning KK. I din organisation finns en eller flera personer som har behörighet att tilldela rollerna. Läs mer om användare och roller här.

2. Fyll i uppgifter på Mina sidor

En del av uppgifterna på Mina sidor hämtas automatiskt från er ansökan om att bedriva utbildning, medan andra måste läggas in manuellt. Titta igenom de uppgifter som finns om din utbildning och fyll i det som saknas.

En hel del av informationen du anger visas också i olika sökmotorer för utbildningar, exempelvis konstkulturutbildning.se, utbildningsinfo.se och allastudier.se. Detta är ett effektivt sätt att sprida information, nå många besökare och därigenom få många intresserade till din utbildning – tänk därför på att kontrollera informationen en gång till, så den är uppdaterad och komplett.

Beslutsperiod

De första obligatoriska uppgifterna du behöver registrera på utbildningen är styrelse eller ledningsgrupp, kontaktpersoner och utbildningsledare.

Styrelse eller ledningsgrupp

Styrelsen eller ledningsgruppen som du registrerar kommer att gälla hela beslutsperioden och därmed alla dess omgångar. Styrelsen eller ledningsgruppen måste vara registrerad innan det går att registrera studerande. Den måste bestå av minst två kontakter.

Kontaktpersoner

Registrera kontaktpersoner för att kunna välja en utbildningsledare. Listan med kontaktpersoner gäller för alla utbildningsomgångar. Om du tar bort en kontaktperson som är angiven som utbildningsledare för en utbildningsomgång, kommer omgången sakna utbildningsledare. Du kommer inte att få en notis när detta sker, vilket innebär att det är viktigt att kontrollera att en ny utbildningsledare är vald för respektive omgång.

Utbildningsledare för utbildningen

För varje utbildning ska det finnas en utbildningsledare. Det är den person som myndigheten kan kontakta vid frågor som rör utbildningen.

Datum

Sista ansökningsdatum

Sista ansökningsdatum för potentiella studerande kan väljas för varje omgång. Uppgifterna syns på de webbplatser som visar information om utbildningen.

Marknadsföring

Utbildningens webbplats – länk till webbplatsen.
Utbildningsbeskrivning – fokusera på vad utbildningen leder till, vilka kurser och huvudämnen som ingår samt framtidsutsikter efter avslutad utbildning. Tänk på att skriva kort, enkelt och lättförståeligt. Max 3000 tecken.
Logotyp – visa er logotyp på konstkulturutbildning.se.

Läs mer om marknadsföring i guiden Logotyper och marknadsföring.

3. När utbildningens omgångar startar

Registrera studerande

Först ska du registrera uppgifter om de studerande på denna utbildningsomgång. Ange namn och personnummer, antingen direkt på Mina sidor eller genom att ladda upp en Excelfil. För att du ska kunna registrera studerande, måste styrelsen eller ledningsgruppen vara registrerad.

Om någon studerande saknar svenskt personnummer, annat nordiskt personnummer, samordningsnummer eller har skyddad identitet, måste du lägga in dessa uppgifter separat på Mina sidor.

Skicka startsignal

Startsignalen visar myndigheten att en utbildningsomgång har börjat. Du kan skicka startsignalen samma dag som omgången startar. Tänk på att du måste registrera studerande innan du skickar startsignal.

I startsignalen ska du ange verkligt startdatum och preliminärt slutdatum för omgången. Du ska också ange antalet sökande (kvinnor respektive män). När startsignalen är skickad kan du inte själv ta bort studerande från listan, utan måste kontakta myndigheten. Tänk också på att startsignalen måste vara inskickad för att omgången ska räknas med vid beräkning av statsbidrag.

4. Under utbildningens gång

Studerande

Uppdatera löpande

Under utbildningstiden registrerar du löpande uppdateringar och förändringar om de studerande, exempelvis om en studerande börjar utbildningen efter att omgången har startat, gör studieuppehåll eller kommer tillbaka efter ett studieuppehåll.

För dig som bedriver en högskoleförberedande utbildning: kom ihåg att särskilt ange om en studerande gör studieavbrott för att den antagits till högre konstnärliga studier.

Vid två avstämningstillfällen per år, den 15 februari och 15 september, fastställer och sparar systemet studerandelistorna till grund för beräkning av nyttjade årsplatser. Det här sker automatiskt, men det är bra att känna till att om du lägger till uppgifter efter ett avstämningstillfälle kommer denna information med först vid nästa tillfälle. Studerandelistan kommer inte med i beräkningarna om du inte skickat startsignal före avstämningstillfället. Var noga med att uppdatera studerandelistan och alltid lämna rätt uppgifter om antalet studerande, så att myndigheten kan göra en korrekt beräkning av antalet nyttjade årsplatser.

Ekonomi

Rekvirera statsbidrag

Om din utbildning berättigar till statsbidrag beräknas det utifrån studerandelistorna för utbildningens omgångar. Hur statsbidraget beräknas och vad du behöver göra kan du läsa under rubriken "Beräkning och utbetalning av statsbidrag" längre fram i denna handbok.

Studiedokumentation

Rapportera studieresultat löpande

Studieresultaten rapporteras i sektionen ”Studieresultat”. Här finns de kurser upplagda som ingår i utbildningsplanen. Det som ska rapporteras är kursernas start- och slutdatum, de studerandes betyg samt betygsdatum. Om betyg inte används på en kurs ska ni ange om de studerande slutfört kursen eller ej.
För att kunna rapportera resultaten på en kurs behöver kursens start- och slutdatum först registreras. Fyll i kursdatum och klicka på ”Spara ändringar”. Sedan går det att börja rapportera.
Det går under rapporteringen att spara de inmatade uppgifterna. Då går det fortsatt att redigera i uppgifterna samt lägga in nya. Statusen på uppgifterna är då ”Ej fastställd”.

När samtliga uppgifter på en kurs är registrerade ska kursen fastställas. Efter fastställandet går det inte längre att ta bort eller sänka betyg. Det går dock fortsatt att lägga in nya betyg samt höja redan satta betyg. Upptäcker ni att en studerande har fått fel betyg går det bra att kontakta Myndigheten för yrkeshögskolan och begära ändring av uppgifterna.

På kurser där betyg inte sätts ska ni löpande ange om en kurs slutförts eller inte. Alternativen är ”Ej slutförd” samt ”Slutförd”.

5. Efter utbildningsomgångens slut

Studiedokumentation

Studieresultat

Fastställ alla uppgifter om studieresultat senast fyra veckor efter att omgången avslutats. Efter fastställandet går det inte längre att ta bort eller sänka betyg. Upptäcker du att en studerande har fått fel betyg går det bra att kontakta Myndigheten för yrkeshögskolan och begära ändring av uppgifterna.

Utbildningsbevis och intyg

I sektionen ”Utbildningsbevis/intyg” laddar ni upp kopior i PDF-format av de undertecknade utbildningsbevis/intyg som ni har utfärdat till de studerande. När ni har kontrollerat underlagen fastställer ni filerna.

Skicka slutsignal

Slutsignalen visar myndigheten att en utbildningsomgång är färdig. Skicka slutsignalen via Mina sidor senast fyra veckor efter omgångens slutdatum. 

I slutsignalen ska du markera vilka studerande som slutfört utbildningen. Med slutförd utbildning menas att en studerande har nått kursernas mål i utbildningens alla delar. För kurser som ger betyg innebär det att den studerande har lägst betyget Godkänt i alla kurser. För de kurser som inte ger betyg innebär det att den studerande har nått kursens mål i utbildningens alla kurser. Om utbildningen är flerårig ska den studerande ha nått kursernas mål i samtliga år av utbildningen. En studerande som exempelvis har uppnått målen för det första året på en tvåårig utbildning och därefter avbrutit studierna ska därför inte markeras som slutförd. 

I slutsignalen ska du ange verkligt slutdatum. Kontrollera en extra gång att alla uppgifter stämmer. Kom ihåg att skicka in utbildningsomgångens slutsignal även om det finns studerande som inte är klara än, men som planerar att komplettera kurser och slutföra utbildningen senare.

Spara uppgifterna

Tänk på att spara uppgifter om studieresultat, kursdeltagande med mera. Om de studerande råkat förlora sitt utbildningsbevis, måste de få möjlighet att intyga sin kompetens eller styrka sin rätt att ta CSN-lån till exempel. Spara också en scannad version av varje underskrivet utbildningsbevis och intyg.

Alla uppgifter arkiveras givetvis också hos myndigheten, men det är i första hand du som utbildningsanordnare som ska lämna ut informationen.

Ändringar som kräver ansökan

Ibland kommer du behöva ansöka om ändringar av olika slag. Vissa kan du göra direkt på Mina sidor, andra kräver att du skickar in en blankett till myndigheten. Tänk på att flera av de ansökningar om ändringar du kan göra ska vara styrkta av ett styrelse- eller ledningsgruppsprotokoll. Påverkar ändringen kostnaderna för utbildningen kan du behöva skicka in en ny budget i samband med ansökan.

Ansök om ändringar via Mina sidor

- Utbildningsinformation – namn på utbildningen, studieform, studietakt, utbildningsort
- Utbildningsplan
- Studerandeavgift
- Startmånad – för en utbildningsomgång som ännu inte har startat kan du ändra sista ansökningsdatum och startdatum inom beviljad månad. Vill du ändra till en annan start- eller slutmånad än den som gäller enligt beslutet, behöver du göra en ansökan
- Ställ in omgång

Ansök om ändringar med blankett

Ansökningar om ändringar utöver de som räknats upp ovan ska du göra på en blankett som skickas in till myndigheten. Det kan röra sig om exempelvis byte av ansvarig utbildningsanordnare eller särskilt pedagogiskt stöd och inläsning av litteratur (det sistnämnda gäller enbart för utbildningar som berättigar till statsbidrag). När ansökan är inskickad granskas den och godkänns eller avslås av myndigheten. Sedan får utbildningsanordnaren beslutet skickat till sig per post. Du hittar alla blanketter du behöver under sektionen Blanketter och mallar på sidan för din utbildning eller på sidan Hjälp & information.

 

Årsplatser 

Begreppet årsplatser ska inte förväxlas med studerandeplatser. En årsplats är en plats på en heltidsutbildning motsvarande 40 veckor, medan en studerandeplats avser en plats på en utbildningsomgång. En studerandeplats är alltså en individ, medan en årsplats kan bestå av flera olika studerandeplatser/individer. Med andra ord – när en heltidsutbildning omfattar 40 veckor, är antalet studerandeplatser och årsplatser detsamma. Är utbildningen kortare än 40 veckor och består av flera omgångar, kan antalet studerandeplatser vara högre än antalet årsplatser.

För att beräkna hur många årsplatser som har nyttjats för varje utbildning utgår myndigheten från det antal studerande som är inrapporterade på utbildningens omgångar. Nyttjandet beräknas enligt följande:

Korta utbildningar: Nyttjade årsplatser beräknas på antalet studerande vid start utifrån omfattningens andel av en årsplats (40 veckor). För en utbildning med omfattning 10 veckor innebär det 0,25 årsplatser per studerande (10/40). Om utbildningen pågår mer än ett år delas nyttjandet på det antal år utbildningsomgången pågår och beräknas på antal studerande vid samma tidpunkt för åren därefter. För en utbildning med omfattning 20 veckor som bedrivs på kvartsfart innebär det 0,25 årsplatser per studerande och år (20/40/2).

Övriga utbildningar: Nyttjade årsplatser beräknas på antal studerande vid ett avstämningstillfälle per halvår utifrån omfattningens andel av en årsplats (40 veckor) uppdelat på det antal avstämningstillfällen utbildningsomgången pågår. Antalet avstämningstillfällen bestäms med hänsyn till utbildningens omfattning och studietakt. För en heltidsutbildning som är jämnt delbar med 20 veckor innebär det 0,5 årsplatser per avstämningstillfälle (halvår). Avstämningstillfällena är normalt den 15 februari och 15 september. Om utbildningsomgången startar senare under halvåret räknas antalet studerande vid start för det första halvåret.

Du kan ta ut en rapport över hur många årsplatser din utbildning har nyttjat för ett visst kalenderår. Från kalenderåret 2022 gäller detta för alla utbildningar. För tidigare kalenderår finns årsplatsrapporter endast för heltidsutbildningar med en omfattning som är jämnt delbar med 20 veckor. Rapporten kan från 2022 även tas ut med preliminära uppgifter för innevarande år efter avstämningstillfället den 15 februari.

Var noga med att uppdatera studerandelistan och alltid lämna rätt uppgifter om antalet studerande, så att myndigheten kan göra en korrekt beräkning av antalet årsplatser.

 

Beräkning och utbetalning av statsbidrag

Om din utbildning är berättigad till statsbidrag, beräknas det på antalet årsplatser din utbildning nyttjar.

 

Vid två avstämningstillfällen per år, den 15 februari och den 15 september, fastställs och sparas studerandelistorna av systemet – dessa ligger sedan till grund för beräkningen av årsplatserna. Se till att uppdatera studerandelistorna löpande så de har rätt uppgifter om antal studerande vid avstämningstidpunkterna. För att studerandelistan för en utbildningsomgång ska komma med vid beräkningen måste du ha skickat startsignal före avstämningstillfället. Om du lägger till uppgifter efter ett avstämningstillfälle kommer denna information med först vid nästa tillfälle. Du kan kontakta myndigheten om du behöver rätta eller komplettera uppgifter som avser tiden före ett visst avstämningstillfälle.

Preliminärt och definitivt statsbidrag

I början av varje år får du ett besked om ett preliminärt statsbidrag för innevarande år. Det preliminära statsbidraget betalas ut med en tolftedel per månad baserat på det antal årsplatser som nyttjats föregående år. Utbetalningen sker senast den 25:e varje månad.

 

På hösten beräknas det definitiva statsbidraget för kalenderåret baserat på antalet årsplatser som utbildningen nyttjat under innevarande år. Eventuella justeringar jämfört med det preliminära statsbidraget görs vid de utbetalningar som kvarstår under kalenderåret. Om det definitiva statsbidraget understiger den preliminära utbetalningen ska du betala tillbaka mellanskillnaden. Du kan inte få betalt för fler årsplatser än vad som är beviljat med undantag för studerande som är åter efter studieuppehåll. Utbetalningsbeskeden finns från 2022 under avsnittet Ekonomi på Mina Sidor.

Godkänna underlag för statsbidrag

En gång varje år – normalt mellan 16 och 30 september – ska du godkänna och skicka in en rapport för utbetalning av statsbidrag som godkänner antalet studerande och årsplatser som nyttjats. Rapporten genereras automatiskt utifrån de studerandelistor som fastställs och sparas av systemet vid två avstämningstillfällen per år, den 15 februari och 15 september, för samtliga utbildningsomgångar som pågått. Det spelar ingen roll vilken av utbildningsomgångarna du skickar in rapporten ifrån. Inte heller om omgången är startad eller avslutad. Kontrollera först att uppgifterna om antalet studerande och årsplatser stämmer, annars behöver du skicka e-post till ekonomifunktionen@myh.se med vad som behöver rättas för att rapporten ska kunna godkännas och skickas in.

Studerande som är åter efter studieuppehåll

Om en studerande återupptar sina studier efter ett uppehåll, registrerar du personen i den nya utbildningsomgången och anger det datum som personen är åter i studier.

För studerande som är åter efter studieuppehåll kan du få statsbidrag för fler årsplatser än vad som anges i beslutet. Den studerande kan dock bara räknas med vid det antal avstämningstillfällen som ryms inom utbildningens omfattning – det vill säga två gånger för en 40-veckors utbildning och fyra gånger för en utbildning på 80 veckor.